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Das PMP®-Examen: Kommunikationsmanagement in Projekten
Preis: 6,90 €
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Herausgeber
frontline consulting group
Autor
Eduard Klein
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Kurzbeschreibung
Beim PMP®-Examen hat das Kommunikationsmanagement einen hohen Stellenwert. Sie erfahren in diesem expertBook prägnant und übersichtlich, mit welchen Fragen Sie zum Thema rechnen müssen. Der Fokus liegt dabei auf den Prozessen des Kommunikationsmanagements, auf dem Kommunikationsmodell und den Kommunikationsmethoden – diese Themenbereiche werden vom PMI als Grundlagenwissen des Projektmanagers eingestuft und sind von besonderer Prüfungsrelevanz.
über den Autor
Eduard Klein ist Geschäftsführer der frontline consulting group. Die frontline consulting group gehört zu den führenden deutschen Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen mit den Themen Verkauf, Management, Projektmanagement und Kommunikation. Zu den Kunden der frontline consulting group gehören Top-Unternehmen wie Siemens, Continental, Audi AG, Daimler AG, BMW AG, Nokia, Dekra, KPMG, Nestlé, BASF, Bosch, Nikon, Sony, McDonalds, TÜV Süd und viele mehr.
Das Know-how entstand aus der Beobachtung und Begleitung von mehr als 20.000 Fach- und Führungskräften durch praxiserfahrene Trainer. Die expertBooks der frontline consulting group verbinden theoretisches Wissen ganz gezielt mit praxisorientiertem Know-how für die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis.
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 »Wissen gehört zu dem wenigen, das sich verdoppelt, wenn man es teilt.« Geben Sie dieses Exemplar beliebig an Ihre Kontakte, Freunde, Bekannte, Arbeitskollegen, Familie, etc. weiter! Alle Rechte vorbehalten © Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Das Werk inklusive aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne Zustimmung des Verlages ist unzulässig. Jegliche Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen bedarf der Genehmigung des Verlages. Sie dürfen dieses Exemplar in seiner unveränderten Form unentgeltlich beliebig oft an Ihre Kontakte weitergeben (z.B. per E-Mail weiterverteilen, auf Ihre Webseite/Ihren Blog stellen) Eine Weitergabe gegen Entgelt ist nicht gestattet. Die Wiedergabe von Handelsnamen, Gebrauchsnamen und Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zur Annahme, dass solche Namen im Sinne der Waren- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Produktion: Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Bildnachweis: istockphoto.com |
Das PMP®-Examen: Kommunikations- management in ProjektenDer Erfolg eines Unternehmens hängt nicht zuletzt von der Kommunikationsfähigkeit seiner Mitarbeiter und vor allem der Führungskräfte ab. Zu wenig oder falsche Kommunikation bergen für jeden Projektmanager zahlreiche Probleme und können zu mangelnder Effizienz und/oder Konflikten im Team führen. Für den Projektmanager sind die Kenntnisse über
Kommunikations- management zählt zu den wichtigsten Aufgaben
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zielführende Kommunikationstechniken unerlässlich.
Jede Führungskraft verfügt bereits über gewisse Kenntnisse auf dem Gebiet des Kommunikationsmanagements. Da die Prüfungsfragen beim PMP®-Examen zu diesem Wissensgebiet meist nicht sehr schwierig sind, bringt das Vorteile mit sich. Dennoch sollten bei der Prüfung auch die Fragen zum Kommunikationsmanagement sehr sorgfältig gelesen und nicht unüberlegt beantwortet werden.
Prozesse des Kommunikations- managements
Antworten auf Prüfungsfragen genau überlegen
Das Kommunikationsmanagement umfasst im „PMBOK Guide“ vier Prozesse:
Die Kommunikationsplanung umfasst das Bestimmen des Informations- und Kommunikationsbedarfs der Projekt-Stakeholder. Den stärksten Einfluss auf die
Die vier Prozesse bilden die wichtigen Schnittstellen zwischen Team und Informationen
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Kommunikationsanforderungen hat in der Regel die Projektorganisation, denn mit ihr werden die Kommunikationswege in einem Unternehmen festgelegt. Die Kommunikationsplanung gewährleistet die gezielte Kommunikation im Projekt. Dabei wird geklärt:
Die beschriebenen Punkte werden in einem Kommunikationsmanagementplan, der vom Projektmanager erstellt wird, dokumentiert.
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Im Prozess Informationsverteilung werden die Informationen bereitgestellt, die der einzelne Stakeholder benötigt.
Die Informationsverteilung beinhaltet die rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Informationen für die einzelnen Stakeholder. Das Fortschrittsberichtswesen befasst sich mit dem Sammeln und Verteilen von Leistungsinformationen (bspw. Statusberichte, Prognosen). Der Prozess Fortschrittsberichtswesen hat zum Ziel, die Stakeholder darüber zu informieren, wie die jeweiligen Mittel eingesetzt werden, um die Projektziele zu erreichen. Verbreitet werden dazu Informationen über die Projektleistung. Prüfungsrelevant ist, dass das Fortschrittsberichtswesen nicht allein Informationen aus der Vergangenheit bis zum aktuellen Datum dokumentiert und aufbereitet, sondern auch Prognosen über die Zukunft umfasst. Wichtig ist auch, dass für jedes Projekt – unabhängig von der Größe – ein Fortschrittsberichtswesen geschaffen werden muss.
Benötigte Informationen für die einzelnen Stakeholder bereitstellen
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PRAXISTIPP
Das Fortschrittsberichtswesen birgt Schnittstellen zu anderen Wissensgebieten, da die Informationen zunächst ermittelt werden müssen. Insbesondere der Bereich Steuerung der Kosten ist dabei ein häufiges Prüfungsthema. Das Stakeholder-Management ist im PMBOK Guide neu hinzugekommen und hat den bisherigen vierten Prozess (Administrativer Abschluss) ersetzt. Dieser Punkt umfasst das Management der Kommunikation, um die Anforderungen der Projekt-Stakeholder zu erfüllen und ggf. vorhandene Probleme mit ihnen zu lösen. Dies betrifft auch die Wahl der Kommunikationsmittel und Kommunikationswege. Das Stakeholder-Management ist nur dann effektiv, wenn eine Stakeholder-Analyse durchgeführt wurde und die (Informations-)Bedürfnisse der Stakeholder bekannt sind. Der Projektleiter ist verantwortlich dafür, dass die Stakeholder regelmäßig informiert und
Probleme frühzeitig erkennen, Lösungen gemeinsam entwickeln
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auch aktiv betreut werden. Eine gute Kommunikation ist dabei erforderlich, damit Probleme frühzeitig erkannt und Lösungen gemeinsam entwickelt werden können.
Kommunikationsmodell
Das Kommunikationsmodell ist an sich zwar überaus plausibel, die Kommunikations- probleme in der Praxis zeigen jedoch, dass oft Defizite dabei bestehen, die Kenntnisse in die Praxis umzusetzen. In allen Fällen lohnt sich eine Reflexion der praktizierten Kommunikation.
Das Kommunikationsmodell besteht aus den drei Komponenten Sender, Nachricht und Empfänger. Eine Nachricht umfasst dabei vier Komponenten:
Praktizierte Kommunikation reflektieren
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Jede Nachricht wird vom Sender anhand dieser Komponenten kodiert und vom Empfänger dekodiert. Inwieweit die Nachricht wie gewünscht beim Empfänger ankommt, hängt dabei von mehreren Faktoren ab (bspw. der Hierarchie im Unternehmen, Bildungsniveau, Qualität der persönlichen Beziehung, Ausdrucksweise usw.).
In allen Fällen ist es die Aufgabe des Senders, sicherzustellen, dass eine Nachricht vom Empfänger richtig verstanden wird und möglichst ungestört bei ihm ankommt. Der Empfänger entschlüsselt die Nachricht, bestätigt, dass er sie verstanden
Prüfen Sie, ob Ihre Nachricht richtig verstanden wurde
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hat – was nicht heißen muss, dass die Nachricht auch seiner Meinung entspricht. Mit der Antwort des Empfängers wechseln die Rollen: Der Empfänger wird zum Sender und umgekehrt.
Kommunikationsmethoden
Kommunikation findet auf vielfältige Weise statt. Der Projektleiter wählt situationsbedingt eine jeweils geeignete Kommunikationsform aus. Er entscheidet dabei, ob er schriftlich oder mündlich, formell oder informell informieren möchte.
Auswahl der geeigneten Kommunikationsform
Bei der mündlichen Kommunikation spielt die Körpersprache eine erhebliche und nicht zu unterschätzende Rolle. Dazu zählen Gestik, Mimik, Körperhaltung und die körperliche Distanz zum Gesprächspartner. Aber auch die Stimme ist Teil der Kommunikation, die Stimmhöhe und Lautstärke, die Intonation, das Sprechtempo sowie Lachen, Seufzen und Schreien
Achten Sie auf die bewussten und unbewussten Signale, die Ihr Körper aussendet
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bestimmen maßgeblich darüber, wie eine Nachricht von einem Empfänger dekodiert wird.
Regeln einer gelungenen Kommunikation
Von einer gelungenen Kommunikation kann, vereinfacht ausgedrückt, dann gesprochen werden, wenn eine Nachricht beim Empfänger ungestört ankommt und von ihm verstanden wird. Einige Kommunikationstechniken helfen dabei:
Das aktive Zuhören meint einerseits, dass Sie aufmerksam auf das hören, was Ihr Gesprächspartner sagt, und gleichzeitig versuchen, ihn möglichst gut zu verstehen – und zwar nicht nur das verbal Gesagte, sondern eben auch das, was tatsächlich gemeint wurde. Hierbei hilft es, wenn Sie verstärkt auch auf die körpersprachlichen Signale Ihres Gesprächspartners achten. Überlegen Sie zudem genau, was Sie sagen
So erleichtern Sie das gegenseitige Verständnis
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wollen, bevor Sie antworten. Fragen Sie bei allen Unklarheiten nach.
Rückmeldungen und das Paraphrasieren helfen dabei, alle Missverständnisse und Fehlinterpretationen auszuräumen. Geben Sie wichtige Passagen in eigenen Worten wieder, bevor Sie antworten („Wenn ich Sie richtig verstehe, dann sind Sie der Meinung, dass ...“). Beziehen Sie in allen Gesprächen die Beziehungsebene ein. Das heißt konkret, dass Sie auf Kommunikationsstörungen achten, die aufgrund Ihrer persönlichen Beziehung oder der hierarchischen Verhältnisse entstehen könnten. Achten Sie also verstärkt darauf, wie Ihre Kommunikation aus der Perspektive des Gegenübers wirkt und welche Assoziationen Sie damit auslösen. Das übergeordnete Ziel Ihrer Kommunikation sollte immer sein, Kommunikationsstörungen jeglicher Art möglichst auszuschließen. Denn Kommunikationsstörungen führen nicht nur zu Missverständnissen (und kosten damit |
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Zeit), sondern erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit von Konflikten und vermindern die Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Die Kunst einer guten Kommunikation liegt also darin, Kommunikationsstörungen möglichst weitgehend zu vermeiden. Misslingt eine Verständigung im Gespräch aufgrund von Störungen, führt dies zwangsläufig zu Widerständen und Konflikten, die dann zu eskalieren drohen, wenn eine Klärung ausbleibt. Es ist dann nur sehr schwer möglich, eine effektive Teamarbeit zu gewährleisten.
In sehr vielen Fällen hat ein ungünstiger Verlauf von Gesprächen seine Ursache nicht im Aufeinanderprallen unterschiedlicher Meinungen, sondern viel eher in einer an sich schon für Störungen anfälligen Kommunikation. Wenn eine Information anders beim Empfänger ankommt, als es der ursprünglichen Intention entspricht, wird eben hierdurch eine reibungslose Verständigung verhindert. Problematisch wird diese Situation vor allem dadurch, dass
Ziel aller Projektleiter: Störungen vermeiden und effektiver arbeiten
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den Beteiligten das Manko in der Informationsübermittlung oft gar nicht wirklich bewusst ist, weshalb sie auch keine Möglichkeiten haben bzw. nicht die Notwendigkeit sehen, gezielt auf den Kommunikationsprozess selbst einzuwirken.
Die Probleme der Kommunikation verstärken sich weiter, wenn heikle Angelegenheiten thematisiert werden, wenn Druck, Stress und Hektik hinzukommen oder wenn das Gespräch während einer emotional aufgeladenen Situation stattfindet.
Das Vermeiden von Kommunikations- störungen ist daher das oberste Prinzip der Kommunikation und das Ziel aller Projektleiter.
Druck, Stress und Hektik verstärken Kommunikations- probleme
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Kommunikationskanäle
Damit Sie gut kommunizieren und Ihre Nachrichten wie beabsichtigt beim Empfänger ankommen und von ihm auch in gewünschter Weise interpretiert werden, hilft Ihnen das Grundlagenwissen zu den Kommunikationskanälen. Ein Kommuni- kationskanal ist zunächst der theoretische Übertragungsweg für Informationen zwischen Sender und Empfänger. Gleichzeitig ist der Kommunikationskanal die physikalische Realisierung dieser Informationsübertragung (bspw. durch das Telefon).
Nachrichten verständlich übermitteln
Sobald also Menschen miteinander kommunizieren, verwenden sie einen Kommunikationskanal. Daraus ergibt sich eine wichtige Feststellung: Je mehr Kommunikationspartner, umso mehr Kommunikationskanäle kommen zum Einsatz. Die Zahl der Kommunikations- kanäle erhöht sich dabei exponentiell. Denn da in einem Team jeder mit jedem
Je mehr Gesprächspartner, desto mehr Kommunikationskanäle
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kommuniziert, entspricht die Zahl der Kommunikationskanäle nicht der Anzahl der Teammitglieder.
Besteht ein Team bspw. aus drei Mitgliedern, gibt es drei Kommunikations- kanäle. Wenn nun ein vierter Mitarbeiter hinzukommt, erhöht sich die Zahl der Kommunikationskanäle auf sechs. Die Kommunikationskanäle lassen sich mit einer einfachen Formel berechnen: (N² - N) / 2. N entspricht dabei der Anzahl der miteinander kommunizierenden Personen. Sind bspw. 8 Mitarbeiter in einem Team, errechnet sich die Anzahl der Kommunikationskanäle wie folgt: (8² - 8) / 2 = 28 Kommunikationskanäle PRAXISTIPPDie Formel zur Errechnung der Kommunikationskanäle ist Bestandteil der Prüfung des PMP®-Examens! |
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Diese Rechnung zu den Kommunikationskanälen soll vor allem verdeutlichen, dass die Kommunikation im Team – aufgrund der hohen Anzahl der Kommunikationskanäle – nicht vollständig kontrollierbar ist. Der Projektmanager muss die Kommunikation lenken und dafür sorgen, dass so viele Kommunikations- störungen wie möglich ausgeschlossen werden, kann die Kommunikation letztlich jedoch nicht komplett kontrollieren.
Das Kommunikationsmanage- ment und die Rolle des ProjektmanagersNach dem PMI® ist das Kommunikations- management eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagers. Dies zeigt schon die Zeit, die ein Projektmanager kommuniziert: Es sind zwischen 75 und 90 Prozent seiner Gesamtarbeitszeit (einen Großteil davon zuhörend)! Er muss daher die Kommunikationstechniken beherrschen und
Ein Projektmanager muss zielführende Kommunikations- techniken beherrschen
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ist verantwortlich für die Festlegung der richtigen Kommunikationswege im Projekt. Der Projektmanager kommuniziert mit den Projekt-Stakeholdern – bspw. mit:
Besprechungen im Projekt
Im Projekt sind Besprechungen zwingend erforderlich, um bspw. Lösungen zu finden, einen Konsens herzustellen oder Informationen zu verteilen. Für einen erfolgreichen Ablauf von Besprechungen sollten Sie folgende Regeln anwenden:
Ein erfolgreicher Gesprächsverlauf folgt bestimmten Regeln
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Es ist übrigens nicht notwendig, dass der Projektleiter jede Besprechung selbst leitet. Der Projektleiter ist jedoch verantwortlich dafür, dass für jede Sitzung ein Moderator festgelegt ist und die Besprechung effektiv verläuft.
Eine exakte und einheitliche Übersetzung der englischsprachigen Begriffe aus dem PMBOK Guide finden Sie im Project Management Dictionary unter dem Link Project Management Dictionary.
Effektive Besprechungen durch Ernennung eines Moderators
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über das Produkt
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