Expertenbriefe & Managementbriefe
projekterfolg Expertenbrief 01/2010
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Herausgeber
frontline consulting group
Autor
Eduard Klein
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Kurzbeschreibung
In der aktuellen Ausgabe erfahren Sie, auf welche Aspekte bei der Auswahl von Teammitgliedern zu achten ist und wie Sie mit auftretenden Konflikten im Team am besten umgehen. Zudem erwartet Sie ein Artikel zu dem spannenden Thema Agiles Projektmanagement, der sich mit den Grundsätzen und Vorteilen der Produktentwicklungsmethode Scrum beschäftigt. Erfahren Sie mehr über die Methode der Kosten-Wirksamkeits-Analyse und deren Anwendung. Lernen Sie zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie den täglichen Umgang mit E-Mails effizienter gestalten.
über den Autor
Eduard Klein ist Geschäftsführer der frontline consulting group. Die frontline consulting group gehört zu den führenden deutschen Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen mit den Themen Verkauf, Management, Projektmanagement und Kommunikation. Zu den Kunden der frontline consulting group gehören Top-Unternehmen wie Siemens, Continental, Audi AG, Daimler AG, BMW AG, Nokia, Dekra, KPMG, Nestlé, BASF, Bosch, Nikon, Sony, McDonalds, TÜV Süd und viele mehr.
Das Know-how entstand aus der Beobachtung und Begleitung von mehr als 20.000 Fach- und Führungskräften durch praxiserfahrene Trainer. Die expertBooks der frontline consulting group verbinden theoretisches Wissen ganz gezielt mit praxisorientiertem Know-how für die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis.
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 »Wissen gehört zu dem wenigen, das sich verdoppelt, wenn man es teilt.« Geben Sie dieses Exemplar beliebig an Ihre Kontakte, Freunde, Bekannte, Arbeitskollegen, Familie, etc. weiter! Alle Rechte vorbehalten © Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Das Werk inklusive aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne Zustimmung des Verlages ist unzulässig. Jegliche Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen bedarf der Genehmigung des Verlages. Sie dürfen dieses Exemplar in seiner unveränderten Form unentgeltlich beliebig oft an Ihre Kontakte weitergeben (z.B. per E-Mail weiterverteilen, auf Ihre Webseite/Ihren Blog stellen) Eine Weitergabe gegen Entgelt ist nicht gestattet. Die Wiedergabe von Handelsnamen, Gebrauchsnamen und Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zur Annahme, dass solche Namen im Sinne der Waren- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Produktion: Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Bildnachweis: istockphoto.com |
EditorialLiebe Leserinnen, liebe Leser, effektives und effizientes Projektmanagement gewinnt immer mehr an Bedeutung und stellt inzwischen einen der maßgeblichen Faktoren für wirtschaftlichen Erfolg dar. Immer komplexer werdende Aufgaben werden in Projekten abgewickelt, sodass sich das Projektmanagement zu einer der wichtigsten Aufgaben im modernen Berufsalltag entwickelt hat. Die hier regelmäßig beschriebenen Methoden und Techniken sollen Ihnen helfen, Ihre Projekte künftig wirtschaftlicher, weniger zeitintensiv und noch erfolgreicher zu gestalten. Ob Sie Projekte planen, durchführen oder kontrollieren, ein Team aufbauen oder für die Planung von Zeit und Mitteln zuständig sind – hier erhalten Sie |
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direkt anwendbare Tipps und Know-how, das sie gleich in die Praxis umsetzen können.
In der aktuellen Ausgabe erfahren Sie, auf welche Aspekte bei der Auswahl von Teammitgliedern zu achten ist und wie Sie mit auftretenden Konflikten im Team am besten umgehen. Zudem erwartet Sie ein Artikel zu dem spannenden Thema Agiles Projektmanagement, der sich mit den Grundsätzen und Vorteilen der Produktentwicklungsmethode Scrum beschäftigt.
Erfahren Sie mehr über die Methode der Kosten-Wirksamkeits-Analyse und deren Anwendung. Zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie den täglichen Umgang mit E-Mails effizienter gestalten, lesen Sie außerdem auf Seite 27. Lebenslanges Lernen gilt heutzutage als einer der entscheidenden Wettbewerbsfaktoren, um im internationalen Wirtschaftsumfeld bestehen zu können. |
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Weiterbildung ist wichtiger denn je um den gewachsenen Anforderungen im immer härter werdenden Wettbewerb gerecht zu werden . Verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorteil und bleiben Sie auf dem Laufenden mit aktuellem Praxiswissen: So blicken Sie entspannter in die Zukunft !
Viel Spaß beim Lesen der neuen Ausgabe von »projekterfolg« wünscht  Ihr Eduard Klein Geschäftsführer frontline consulting group Die Experten für Praxis-Transfer-Trainings. www.frontline-consulting.de |
TeamcontrollingSo gelingt die erfolgreiche Realisierung Ihres Projekts
Projektarbeit ist Teamarbeit. Daher hängt ein Projekt immer von dem verantwortlichen Team und nicht zuletzt von dessen Leitung ab. Wesentlich für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts ist sowohl die Kenntnis über die jeweiligen Kompetenzen der Teammitglieder als auch die entsprechende Kultur des Projekts. Eventuelle Konflikte gilt es in der Gruppe zu problematisieren. Als Projektleiter und -controller ist es von Bedeutung, unterschiedliche Teamentwicklungsphasen und Teampersönlichkeiten zu kennen und zu nutzen. Neben inhaltlichen Aufgaben fällt dem Teamleiter und -controller das Management der sogenannten „soft facts“ zu; der in einem Projekt beteiligten Menschen.
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Auswahl der TeammitgliederDefinieren
Sie genaue Anforderungen bei der Personalauswahl
Bei einem Team handelt es sich um eine Gruppe von Mitarbeitern, die sich für gemeinsame Ziele engagieren, die entsprechend ihrer Interessen und Stärken arbeiten, deren Fähigkeiten sich gegenseitig ergänzen und an deren Spitze eine starke Leitung steht. Zu Beginn einer jeden Projektarbeit steht die Auswahl der Teammitglieder. Dafür gilt es zunächst, die zu erwartenden Anforderungen an das Team zu definieren. Bei sich wiederholenden Projekten kann man sich als Projektleiter und -controller auf das vorhandene Wissen zum Personalbedarf stützen, während gänzlich neue Projekte einer genaueren Definition bedürfen.
In der Personalauswahl sollten zunächst vor allem die Fähigkeiten und Leistungen der potenziellen Teammitglieder berücksichtigt und gleichzeitig persönliche Kriterien nicht vernachlässigt werden, da die Harmonie auf der zwischenmenschlichen Ebene ebenso zu gewährleisten ist.
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Bezüglich der Erfüllung bestimmter Kriterien seitens der Kandidaten kann es für den Projektleiter bzw. -controller eine Hilfe sein, zwischen unterschiedlichen Kompetenzarten zu unterscheiden (Personale Kompetenz, Fach-, Entscheidung- und Anwenderkompetenz). Selbstverständlich muss ein Kandidat nicht alle Kriterien erfüllen. In diesem Zusammenhang ist es jedoch wichtig, auf eventuellen Bedarf an Weiterbildung zu achten.
Teamcontrolling
Das Teamcontrolling ist im Rahmen des Projektmanagements insofern von Bedeutung, als gute Zusammenarbeit im Team einer der Hauptfaktoren für den Erfolg eines Projektes darstellt. Grundsätzlich ist es die Aufgabe des Projektleiters und -controllers, die Potenziale, die im Team bestehen, durch die Planung, Überwachung und Steuerung der Zusammenarbeit bestmöglich zu bündeln.
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Ein Manager ist so gut wie die Summe seiner Mitarbeiter
Das Teamcontrolling lässt sich analog zur Projektentwicklung in Phasen unterteilen, in denen unterschiedliche Methoden zum Tragen kommen. In der Definitionsphase geht es zunächst darum, gemeinsam das Projekt zu planen. Dabei sollte es eingangs um die Beantwortung der W-Fragen im Team gehen (Was und warum? Wie? Wer? Wann? Wo?). Desweiteren kann zu diesem Zeitpunkt die sogenannte Kraftfeldanalyse helfen, die bereits erwähnten „soft facts“ näher zu umschreiben und jene Kräfte im Team zu lokalisieren, die dem Projekt dienlich oder aber hemmend sind. In der darauffolgenden Durchführungsphase geht es vor allem um die gemeinsame Bewertung des Projekts. In Teamcontrolling-Meetings kann mithilfe von Fragebögen und Checklisten ein Soll-Ist-Vergleich angestellt und eventuell korrektive Maßnahmen eingeleitet werden. Nach Beendigung des Projekts wird dann abschließend die Zusammenarbeit evaluiert.
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KonfliktmanagementDer Umgang mit Konflikten will gelernt sein
Grundsätzlich gilt, dass es in jedem Projekt zu Konflikten unter den Teammitgliedern kommen kann. Gleichzeitig besteht aber immer die Möglichkeit, diese zu lösen und in Zukunft zu vermeiden. Konflikte können auf unterschiedlichen Ebenen auftauchen, sei es auf der Ziel-, Organisations-, Team- oder Führungsebene. Sie treten meist nicht als reine Sach- oder Beziehungskonflikte auf, sondern sind in der Regel Mischformen.
Es ist stets sinnvoll, das Thema Konflikte schon in der Anfangsphase eines Projekts in der Gruppe zu behandeln, die positiven Aspekte von Konfliktlösungen hervorzuheben und gemeinsam mögliche Regeln im Umgang mit Konflikten zu erarbeiten.
Die Aufgabe des Projektleiters und -controllers ist es, Konflikte im Team frühzeitig zu erkennen. Die möglichen Anzeichen reichen von mangelndem Teamgeist bis zu persönlichen Angriffen. Tritt ein Konflikt auf, hat sich als hilfreich erwiesen, diesen genau zu spezifizieren.
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Bei der Vermittlung zwischen unterschiedlichen Konfliktparteien geht es vor allem um den jeweiligen Abgleich von Erwartungen und Wünschen und dem gemeinsamen Erarbeiten von Lösungsansätzen und Maßnahmen. Dabei ist viel Fingerspitzengefühl gefordert, denn ein Patentrezept gibt es nicht. Achten Sie auf die Prinzipien der Verlangsamung und Wiederholung. Lassen Sie die Teammitglieder aussprechen, wiederholen Sie das Gesagte und lassen sie es von dem jeweils anderen wiederholen. Grundsätzlich ist ein Konflikt immer auch als Chance für das Projekt zu betrachten.
Teamführung
Die Aufgaben eines Teamleiters und -controllers im Projekt dienen alles in allem der Vereinbarung und Erreichung von Zielen sowie der Motivation der Teammitglieder.Die Arbeit mit eigenverantwortlichen Mitarbeitern,
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Beziehen Sie alle Projektbeteiligten in die Planung ein
die in großen Projekten unentbehrlich sind, erfordert einen selbstkritischen Umgang mit dem eigenen Führungsverhalten. Dabei sollte einem der Umgang mit der eigenen Macht, mit eigenen Antrieben, mit Menschenbildern, mit Veränderungen und der eigenen Kommunikation stets bewusst sein.
Achten Sie darauf, Ihre Mitarbeiter zu Mitunternehmern zu machen. Sie sollten immer umgehend mit Informationen und Fakten versorgt werden und direkt in die Projektplanung mit einbezogen werden. Dabei ist es hilfreich, individuelle Ziele mit einzelnen Mitarbeitern zu vereinbaren und eine selbstständige Arbeitsweise zu gewährleisten. Berücksichtigen Sie individuelle Bedürfnisse und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und sorgen Sie für die entsprechende Anerkennung. Grundsätzlich ist die Arbeit im Team in ihrer Prozesshaftigkeit zu begreifen und einzelne Entwicklungsphasen innerhalb dieser Prozesse einzuordnen. |
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Nur so können Projektleiter und -controller eine erfolgreiche Mannschaft zusammenfügen und bei Problemen gezielt reagieren.
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ScrumAgile Entwicklungsprozesse
Bei der Entwicklung von Software steht man besonderen Herausforderungen gegenüber, die bei anderen Produktentwicklungen nicht in gleichem Maße ins Gewicht fallen. Der Software-Markt ist extrem schnelllebig, und um im Kampf um User die entscheidende Nasenlänge voraus zu sein, muss man dynamisch auf die sich ständig verändernden Anforderungen der Nutzer reagieren.
Die erforderliche Dynamik bietet das agile Projektmanagement, ein Managementansatz, der sich bei bestimmten Projekten in der Softwareentwicklungals äußerst effektiv erweist, da er bestimmte Probleme bei der Projektplanung behebt.
Veränderte Anforderungen erfordern eine flexible Reaktion
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Wasserfallmodell vs. agile Softwareentwicklung
Eine klassische Methode der Softwareentwicklung ist das sogenannte „Wasserfallmodell“. Bei diesem Vorgehen durchläuft das Softwareprodukt die Phasen Anforderungsanalyse, Spezifikation, Entwurf, Programmierung, Test und Integration. Besonderes Gewicht liegt dabei auf den ersten Phasen, insbesondere der Spezifikation. Hier werden die Eigenschaften der zu entwickelnden Software möglichst detailliert festgelegt, alle denkbaren Anforderungen werden miteinbezogen. Auch der Zeitplan der Entwicklung wird möglichst genau vorgegeben. Die Vorgaben dieser Planung haben bei der Entwicklung absoluten Vorrang.Diese Detailgenauigkeit hat den Grund, dass sobald der Entwicklungsprozess begonnen hat, nachträgliche Änderungen teuer sind und Zeitverzögerungen mit sich bringen.
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Um diese Störfaktoren zu minimieren, wird das Produkt also möglichst ausführlich im Voraus spezifiziert.
Änderungen treiben die Entwicklung voran
Darin liegt allerdings auch der große Nachteil dieser Methode. Denn in der Zeit, die bis zur Integrationsphase vergeht, vollziehen sich auf bestimmten Gebieten heutzutage oft entscheidende Innovationen – z.B. bei Internetportalen oder anderen webbasierten Anwendungen. Das Vorgehen nach der Wasserfallmethode bringt es mit sich, dass die Entwicklung nicht offen ist für Änderungen, so dass ein Produkt, wenn es auf den Markt kommt, möglicherweise bereits veraltete Features aufweist.
Hier hilft ein Framework, das es ermöglicht, flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren. Anstatt Änderungen als zu vermeidenden Störfaktor zu betrachten, müssen sie zum treibenden Bestandteil des Entwicklungsprozesses werden.Die sogenannte agile Softwareentwicklung hat in den vergangenen Jahren ein leistungsfähiges Gegenmodell zum unflexiblen „Wasserfall“ geschaffen.
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Das wohl populärste Framework, das zum agilen Projektmanagement zählt, ist Scrum.
Was ist Scrum?
Agile Softwareentwicklungsprozesse zeichnen sich durch eine verschlankte und flexible Planung aus. Eines der wichtigsten Elemente, das dafür sorgen soll, die genannten Probleme zu verhindern, ist das Feedback. Durch verkürzte Feedbackschleifen werden Änderungen zum wesentlichen Bestandteil des Prozesses. So wird sichergestellt, dass am Ende der Entwicklung auch tatsächlich das Produkt steht, das der Kunde haben will.
„Scrum“ (engl: „Gedränge“) ist eine von Hirotaka Takeuchi und Ikujiro Nonaka 1986 erstmals beschriebene Produktentwicklungsmethode,aus der Ken Schwaber und Jeff Sutherland in den 90er Jahren eine Managementmethode zur Softwareentwicklung gemacht haben.
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Die Grundsätze von Scrum
Zu den elementaren Grundsätzen, nach denen Scrum funktioniert, gehören Feedback und Transparenz, die sich wiederum aus dem Prinzip der Beobachtung und Anpassung ableiten. Diese Prinzipien ziehen sich durch alle Ebenen der Scrum-Organisation. Ein Scrum-Projekt besteht aus kurzen Feedbackschleifen; Sprints genannt. Diese Sprints sind Development-Phasen von bis zu vier Wochen Dauer, an deren Ende als Ergebnis grundsätzlich eine funktionierende Software steht. Es liegt also bereits einen Monat nach Projektbeginn eine erste funktionierende Version des Endprodukts vor. Diese schnelle und kleinteilige Vorgehensweise ermöglicht frühzeitige und direkte Korrekturen, ohne dass diese störende Eingriffe in den Prozess wären.Neben dem Feedback ist die Transparenz die zweite wichtige Säule von Scrum. Sämtliche Gesichtspunkte, die auf die Entwicklung und das Endprodukt
Feedback und Transparenz sparen Zeit und Kosten
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Einfluss haben könnten, werden direkt erkennbar gemacht. Idealerweise arbeiten alle fünf bis neun Personen, die zu einem Scrum-Team gehören, im selben Raum oder zumindest am selben Ort. Das Scrum-Team muss jederzeit die Übersicht über den aktuellen Stand der Entwicklung haben; dazu dienen regelmäßige Berichte, tägliche Meetings und ein Review-Meeting zum Abschluss jedes Sprints. Auf diese Weise ist es möglich, eventuell auftretende Probleme frühzeitig zu erkennen, was den Softwareentwicklungsprozess entscheidend begünstigt, da ein im frühen Entwicklungsstadium erkanntes Problem weitaus einfacher und kostengünstiger zu beheben ist als in einem späteren Stadium.
Voraussetzungen und VorteileBei den vielen Vorteilen, die Scrum für die Softwareentwicklung bietet, muss allerdings bedacht werden, dass es hohe Ansprüche an das Team mit sich bringt. |
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Sichern Sie sich den ausschlaggebenden Wettbewerbsvorteil
Der hohe Grad an Eigenständigkeit, mit dem das Scrum-Team arbeiten muss, und der kontinuierlich andauernde Problemlösungsprozess können ein unerfahrenes Scrum-Team sehr unter Druck setzen. Zudem ist klar, dass ein agiler Entwicklungsprozess sich nicht lückenlos und weit im Voraus planen lässt wie eine klassische Softwareentwicklung.
Durch Scrum entsteht ein Arbeitsumfeld, das dem Entwicklerteam zweierlei Vorteile verschafft: Einerseits kann frühzeitig auf Änderungen reagiert werden, andererseits sichert das Arbeiten in Sprints die Möglichkeit, einzelne Funktionen komplett auszuarbeiten, ehe neue Features oder Probleme angegangen werden müssen. So behält das Team genügend Kontrolle über seine Entwicklung, während gleichzeitig der Product Owner die Planung entsprechend seiner Anforderungen beeinflussen kann.
Ein weiterer Vorteil ist die Tatsache, dass eine nutzbare Software bereits sehr früh vorliegt und somit Basis-
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oder Betaversionen den Kunden bereits zur Verfügung gestellt werden können. Dies kann den entscheidenden Zeitvorsprung vor der Konkurrenz bedeuten.
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Methoden in der ProjekterklärungDie Kosten- Wirksamkeits-Analyse
Die Kosten-Wirksamkeits-Analyse dient der Bewertung und dem Vergleich von Handlungsalternativen, Maßnahmen bzw. Maßnahmenbündeln. Mit ihrer Hilfe lassen sich die am besten geeigneten Projekte ermitteln, bei denen die Kosten und die Wirksamkeit im günstigsten Verhältnis zueinander stehen, wobei die Wirksamkeit (und hier liegt einer der Hauptunterschiede zur Kosten-Nutzen-Analyse) nicht ausschließlich in monetären Werten ausgedrückt werden kann. Ziel der KWA ist, wie der Name schon sagt, herauszufinden, welche Alternative bei geringstem einzusetzendem Aufwand die größte Wirksamkeit erzielt.
Finden Sie die Alternative mit der größten Wirksamkeit
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Bei einer Einzelanalyse der Alternativen werden Kosten und Wirksamkeit miteinander ins Verhältnis gesetzt. Auf der Kostenseite handelt es sich dabei meistens um monetäre Messwerte. Auf der Seite der Wirksamkeit können andere Werte eingesetzt werden, die den physischen Ertrag widerspiegeln. Bei der Kosten-Wirksamkeits-Analyse handelt es sich um eine Voranalyse, die unter anderem dazu dienen kann, Budgets hinsichtlich des Zielertrages zu maximieren. Die letztendliche Entscheidung, welche der verglichenen Alternativen aufgrund des Verhältnisses von Input und Output vorteilhafter ist, muss allerdings der Anwender selbst treffen.
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AnwendungDie Anwendung der Kosten-Wirksamkeits-Analyse läuft in sechs Schritten ab
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Die Ergebnisse der Kosten-Wirksamkeits-Analyse lassen sich zur besseren Übersicht am besten auf einem Diagramm darstellen.
Die X-Achse stellt die Kosten dar, die Y-Achse die Wirksamkeit. Die Begrenzungen zeigen die maximale Budgetgrenze und die Mindestwirksamkeit, so dass auf dem Diagramm ein Bereich entsteht, an dem sich ablesen lässt, wie lohnenswert die einzelnen Alternativen sind. |
Vor- und Nachteile
Die Kosten-Wirksamkeits-Analyse stellt ein wichtiges Instrument zur Entscheidung für Problemlösungen dar, die finanziell nicht so einfach zu bewerten sind. Sie zeichnet sich dank der mathematischen Rechenmethoden durch eine einfache Handhabung aus. Ein deutliches Plus ist die übersichtliche Visualisierbarkeit der Analyseergebnisse in einem Kosten-Wirksamkeits-Diagramm. Allerdings birgt sie den Nachteil, dass quantitative Wirkungen der Maßnahmen nicht direkt in die Analyse eingehen, da ausschließlich Kosten und die damit verbundenen Effekte verglichen werden können. Sie kann zudem nur eine Voranalyse zu einer Entscheidung sein, die der Anwender immer noch selbst treffen muss.
Optimal zur Voranalyse einer Entscheidung
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Als Mittel zur Kommunikation auf elektronischem Wege sind E-Mails heute unverzichtbar. Gerade im Bereich der Projektarbeit gehört das Schreiben von E-Mails zum Arbeitsalltag. Doch wie auch bei allen anderen Formen zwischenmenschlicher Kommunikation will richtiges „E-Mailen“ gelernt sein und lässt sich durch eine Reihe von Kniffen optimieren. Auch für langjährige Benutzer von E-Mail-Programmen lohnt es sich, die eigene E-Mail-Praxis einer kritischen Überprüfung zu unterziehen.
So kommunizieren Sie effektiv mit E-Mails
Die Eigenheiten der E-Mail-Kommunikation
Es gibt eine Reihe von Besonderheiten, die die E-Mail als Kommunikationsmedium auszeichnen.
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Wer diese zu erkennen und optimal zu nutzen versteht, ist vielen anderen bereits einen Schritt voraus. Der wichtigste Vorteil der E-Mail gegenüber anderen Kommunikationsmedien liegt sicherlich in der Möglichkeit, die Interaktion zweier oder mehrerer von ihrem jeweiligen Zeitplan unabhängig zu machen. Allerdings bedeutet dies auch, dass für die schnelle Übertragung wichtiger Informationen andere Medien wie das Telefon genutzt werden sollten. Probleme kann es dann geben, wenn Inhalte nicht klar formuliert sind oder der Text von dem Absenden nicht auf inhaltliche Widersprüche, Mehrdeutigkeiten oder – oft noch peinlicher – etwaige Rechtschreibfehler durchgesehen wurde.
Der alltägliche Umgang mit E-MailsBesonders für Menschen, die täglich eine große Anzahl von E-Mails empfangen und versenden, |
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lohnt es sich, die Arbeit mit elektronischen Nachrichten zu strukturieren, um sich unnötigen Stress zu ersparen. Hier bieten sich "feste E-Mail-Zeiten" an, zu denen Sie die Mails beantworten. Stellen Sie auch die elektronische Benachrichtigung ab – so können Sie selbst entscheiden, wann Sie neue Nachrichten bearbeiten. Gewöhnen Sie sich außerdem an, Mails direkt zu beantworten und sich mit dem Inhalt der zu beantwortenden Mail konzentriert auseinander zu setzen. Sollten Sie mit der Beantwortung einer Email doch einmal etwas länger brauchen, lassen Sie den Sender wissen, wann er verbindlich mit Ihrer Antwort rechnen kann.
Wichtige und vertrauensvolle NachrichtenEs kommt vor, dass Mails nicht beim Empfänger ankommen und Sie nicht durch eine Fehlermeldung darüber informiert werden.Zeit sparen durch feste E-Mail-Zeiten
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Eine elektronische Empfangsbestätigung bietet allerdings keinerlei Sicherheit darüber, dass der Empfänger die Mail tatsächlich gelesen hat. Bitten Sie stattdessen um eine kurze Rückmeldung seitens des Empfängers. Verzichten Sie außerdem darauf, Ihrer Nachricht eine Priorität zuzuweisen. Dies hat sich als Funktion längst überholt. Stattdessen können Sie in wichtigen Fällen direkt in der Betreffzeile darauf hinweisen, dass eine Mail eilt oder zu einem bestimmten Termin beantwortet sein sollte. Bedenken Sie beim Versenden von Mails auch immer daran, dass die E-Mail zu den unsichersten Kommunikationsmedien überhaupt gehört. Verzichten Sie daher möglichst auf die Übermittlung vertrauensvoller Inhalte oder verschlüsseln Sie Ihre E-Mails mit entsprechenden Systemen.
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Richtig adressieren
Wählen Sie den oder die Empfänger Ihrer Nachrichten bewusst aus. Gerade bei der Versendung an eine größere Zahl von Personen können schnell Flüchtigkeitsfehler passieren. Gerade bei Antworten auf Sammel-E-Mails sollten Sie nur diejenigen ins Adressfeld eintragen, die Ihre Antwort tatsächlich betrifft. Adressen, die in das Feld ("To") eingetragen werden, richten sich grundsätzlich an den Hauptempfänger Ihrer Nachricht, während der Empfänger einer Mail mit dem Zusatz ("Cc") nur in Kenntnis über eine Kommunikation zwischen Ihnen und dem Hauptempfänger gesetzt wird. Mails, deren Adressaten in das "Bcc"-Feld eingetragen werden, bleiben dem Empfänger verborgen.
Falls Sie immer wieder bestimmten Gruppen von Empfängern E-Mails verschicken, bietet es sich an, einen persönlichen E-Mail-Verteiler einzurichten. Dieser sollte jedoch stets auf dem aktuellsten Stand gehalten werden.
E-Mail-Verteiler erleichtern die Kommunikation
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Darüber hinaus verfügen die meisten Unternehmen über einen zentralen Verteiler. Sollte Ihr Unternehmen über einen Mailing-Support verfügen, haben Sie hier die Möglichkeit, sich für Ihr Projekt eine firmenübergreifende Verteilerliste einrichten zu lassen, auf die jeder Mitarbeiter Ihres Projektes zugreifen kann.
Die BetreffzeileDer Betreff ermöglicht es dem Empfänger, sich einen Überblick über die Mails in seinem Posteingang zu verschaffen, sie bestimmten Projekten und Zusammenhängen zuzuordnen und ihre Wichtigkeit einzuschätzen. Daher sollte dieses Feld beim Versenden einer Nachricht nie frei bleiben. Denken Sie daran, möglichst kurz (weniger als 50 Zeichen) und klar auf den Punkt zu bringen, worum es in der Mail geht. Verwenden Sie dabei möglichst wechselnde Begriffe, damit Sie und der Empfänger Ihrer Nachricht diese von älteren Nachrichten unterscheiden können. |
E-Mails richtig formulieren
In der Kürze liegt die Würze. Das gilt gerade für den elektronischen Schriftverkehr. Es empfiehlt sich daher, jede Mail auch nur einem Thema zuzuordnen, damit der Empfänger den Überblick behält. Beginnen Sie die Mails außerdem direkt mit den wichtigsten Informationen und formulieren Sie klar und verständlich, was Sie vom Empfänger erwarten. Sollte es doch mal so aussehen, als würden die von Ihnen angesprochenen Inhalte etwas mehr Platz brauchen, hängen Sie diese als Dokument in den Anhang. Seien Sie außerdem sparsam mit Anhängen während der gesamten Korrespondenz. Diese Funktion führt oft dazu, dass E-Mails unnötig unübersichtlich werden.
Richtig "anhängen"Die größten Probleme mit Anhängen entstehen dann, wenn ein Empfänger den Anhang einer Nachricht nicht öffnen kann.Übersichtliche Nachrichten dienen der Verständlichkeit
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Dies wissen insbesondere die Nutzer von PDAs und Smartphones, da diese viele Dateiformate nicht fehlerfrei erkennen können. Auch können verschiedene Versionen von Programmen dazu führen, dass der Empfänger Ihrer Mail Ihre Dateien nicht öffnen kann. Darüber hinaus sollten Sie Ihren Anhang möglichst klein halten und komprimierte Dateien nur dann verschicken, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger das jeweilige Archiv öffnen kann.
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über das Produkt
Bei diesem expertBook handelt es sich um eine elektronische Publikation, die Sie in mehreren Formaten erhalten: Zum Lesen direkt im Internetbrowser, zum Abruf als PDF Version sowie für gängige elektronische Lesegeräte. (aktuell: SONY ebook Reader, amazon kindle sowie dazu kompatible Geräte)
Das besondere Format ermöglicht ein schnelles Lesen und einfaches Erfassen der wesentlichen Informationen und erleichtert so den erfolgreichen Transfer von bewährtem Wissen in die tägliche Praxis.
Die expertBooks sind nicht kopiergeschützt und können nach Kauf beliebig oft (in der PDF Version) weitergegeben werden. Ihre expertBooks liegen jederzeit abrufbar in Ihrem Kundenkonto, Sie können jederzeit einfach darauf zugreifen oder sich Ihr Exemplar auch schnell und einfach, z.B. als PDF per E-Mail zuschicken lassen.
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