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Projektmanagement: Die Topmethoden der Projektabwicklung
Preis: 6,90 €
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Herausgeber
frontline consulting group
Autor
Eduard Klein
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Kurzbeschreibung
Die Projektabwicklung ist die Realisierung des konkreten Projektablaufs. Dabei stellen sich in erster Linie die drei elementaren Fragen: Wird das Projektziel erreicht? Wird das Projekt innerhalb der geplanten Zeit fertig? Werden die geplanten Kosten überschritten? Als praktikable Hilfsmittel haben sich die Methoden Balanced Scorecard, Earned Value und die Meilensteintrendanalyse bewährt.
über den Autor
Eduard Klein ist Geschäftsführer der frontline consulting group. Die frontline consulting group gehört zu den führenden deutschen Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen mit den Themen Verkauf, Management, Projektmanagement und Kommunikation. Zu den Kunden der frontline consulting group gehören Top-Unternehmen wie Siemens, Continental, Audi AG, Daimler AG, BMW AG, Nokia, Dekra, KPMG, Nestlé, BASF, Bosch, Nikon, Sony, McDonalds, TÜV Süd und viele mehr.
Das Know-how entstand aus der Beobachtung und Begleitung von mehr als 20.000 Fach- und Führungskräften durch praxiserfahrene Trainer. Die expertBooks der frontline consulting group verbinden theoretisches Wissen ganz gezielt mit praxisorientiertem Know-how für die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis.
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 »Wissen gehört zu dem wenigen, das sich verdoppelt, wenn man es teilt.« Geben Sie dieses Exemplar beliebig an Ihre Kontakte, Freunde, Bekannte, Arbeitskollegen, Familie, etc. weiter! Alle Rechte vorbehalten © Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Das Werk inklusive aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne Zustimmung des Verlages ist unzulässig. Jegliche Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen bedarf der Genehmigung des Verlages. Sie dürfen dieses Exemplar in seiner unveränderten Form unentgeltlich beliebig oft an Ihre Kontakte weitergeben (z.B. per E-Mail weiterverteilen, auf Ihre Webseite/Ihren Blog stellen) Eine Weitergabe gegen Entgelt ist nicht gestattet. Die Wiedergabe von Handelsnamen, Gebrauchsnamen und Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zur Annahme, dass solche Namen im Sinne der Waren- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Produktion: Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Bildnachweis: istockphoto.com |
Die Topmethoden der ProjektabwicklungDie Projektabwicklung ist die Realisierung des konkreten Projektablaufs. Während der Phase der Projektabwicklung ist es von größter Bedeutung, eine genaue Kenntnis vom Status des Projekts zu haben. Dabei stehen die Fragen im Vordergrund, ob das Projektziel erreicht wird, ob das Projekt innerhalb der geplanten Zeit fertig wird und ob die geplanten Kosten nicht überschritten werden. Bewährte Hilfsmittel zur Klärung wesentlicher Fragen der Projektabwicklung sind die Methoden Balanced Scorecard, Earned Value und die Meilensteintrend-
Realisierung des konkreten Projektablaufs bei genauer Kenntnis des Projektstatus |
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analyse, deren Kernpunkte im Folgenden beschrieben und hinsichtlich ihrer Vor- und Nachteile erläutert werden.
Balanced ScorecardDiese Methode ist geeignet für mittlere und große Projekte sowie für alle Projektarten. Das Ziel ist, das Spektrum der Kennzahlen über rein finanzielle Kennzahlen hinaus zu erweitern. Zudem wird der strategische Bereich mit dem operativen verknüpft. Der Zeitaufwand ist derart hoch, dass die Einführung einer Balanced Scorecard als eigenes Projekt betrachtet werden kann.
Vorteile der Balanced Scorecard:
Das Spektrum der Kennzahlen über rein finanzielle Kennzahlen hinaus erweitern |
Nachteile der Balanced Scorecard:
Entwickelt wurde die Balanced Scorecard Anfang der 1990er-Jahre von Robert S. Kaplan und David P. Norton. Nach der Balanced Scorecard wird ein Unternehmen nicht allein über finanzielle Kennzahlen gesteuert. Die Unternehmensstrategie wird in einzelne Ziele für ausgewählte Dimensionen übertragen, diese Ziele werden mit Messzahlen versehen und es wird ein Aktivitätsplan für das Erreichen der Ziele aufgestellt. Zugleich wird überprüft, ob hinsichtlich des Erreichens der Ziele Abweichungen auftreten, woraufhin
Abweichungen hinsichtlich Zielerreichung überprüfen |
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gegebenenfalls Steuerungsmaßnahmen eingeleitet werden.
Ein Effekt ist, dass alle Einzelmaßnahmen immer im gesamtstrategischen Zusammenhang stehen – so ist auch für ausführende Mitarbeiter transparent, welche strategische Bedeutung einzelne Aktivitäten haben. Monetäre, qualitative und weiche Faktoren sind für das Projektmanagement gleichermaßen bedeutend. Viele Methoden steuern jedoch einzig die harten Faktoren, die qualitativen und weichen Faktoren bleiben währenddessen ohne systematische Kontrolle, was sich häufig als Defizit herausstellt. Balanced Scorecard betrachtet ein Unternehmen daher aus unterschiedlichen Dimensionen, wobei die vier Dimensionen „Finanzen“, „Kunden und Markt“, „interne Prozesse“ sowie „Lernen und Wachstum“ am häufigsten verwendet werden.
Balanced Scorecard verwendet unterschiedliche Dimensionen |
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Finanzen: Mit dieser Dimension werden die Ansprüche der Kapitalgeber kontrolliert, dementsprechend kommen Steuerungs- größen wie die Kapitalrendite zum Einsatz. Kunden und Markt: Hier geht es vor allem um die Kundenperspektive. Die Kennzahlen betreffen daher Aspekte wie Kunden- zufriedenheit, Marktanteile, Servicequalität, Image usw. Interne Prozesse: Im Vordergrund stehen bei dieser Dimension die Qualität und Effizienz der eigenen Geschäftsprozesse. Die Kennzahlen spiegeln Prozesskosten, Produktivität usw. wider. Innovation: Eine große Rolle spielen hier die weichen Faktoren, schließlich geht es um die Innovations- und Lernbereitschaft der Mitarbeiter. Als Kennzahlen können Aspekte wie Zahl der Weiterbildungsmaßnahmen, Mitarbeitervorschläge oder auch das Durch- schnittsalter der Produkte herangezogen werden. |
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Wenn es die jeweiligen Anwendungsgebiete erfordern, kann die Methode auch mehr als vier Dimensionen berücksichtigen.
Die Steuerungsgrößen der Balanced Scorecard ergeben sich aus der Strategie des Managements und der für diese Strategie relevanten Faktoren. Wichtig ist, dass die daraus entwickelten Kennzahlen so gewählt werden, dass der Zielerreichungsgrad messbar ist und Abweichungen möglichst frühzeitig erkannt werden.
Anwendungsbereiche der Balanced ScorecardZielerreichungsgrad messbar machen
Existiert bereits eine Balanced Scorecard für das Unternehmen, wird die entsprechende Strategie für das Projekt übernommen werden. Fehlt eine gesamte Scorecard, kann aber auch isoliert mit dem Projekt begonnen werden.
Eine bereits existierende Balanced Scorecard lässt sich an aktuelle Begebenheiten anpassen |
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Jede berücksichtigte Dimension geht mit bestimmten Zielsetzungen und Methoden der Erfassung einher: Finanzen Das Ziel ist die Erwirtschaftung eines Deckungsbeitrages des eingesetzten Kapitals und die Schaffung einer Liquidität ersten Grades in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes. (Die Liquidität ersten Grades gibt an, wie hoch der Anteil der flüssigen Mittel an dem kurzfristigen Fremdkapital ist.) Die Methoden der Erfassung berücksichtigen den Deckungsbeitrag, den Fertigstellungsgrad und die Liquidität ersten Grades. Kunden und Markt Das Ziel ist das Einhalten des geplanten Endtermins sowie der Lieferumfänge, das Erreichen eines bestimmten Grades an Kundenzufriedenheit anhand eines |
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normierten Fragebogens, die Einhaltung von bestimmten Antwortzeiten auf Kunden- anfragen sowie das Unterschreiten eines definierten Prozentsatzes fehlerhafter Funktionen. Dafür herangezogen werden das Projektpufferverfahren nach Eliyahu Moshe Goldrat, Meilensteintrends, Earned Value, Schedule Performance Index, die Termintreue, der normierte Fragebogen, Eigen- und Fremdbeurteilungen, die tatsächlichen Antwortzeiten und die Ratio der Funktionen im Verhältnis zur Anzahl fehlerhafter Funktionen. Prozesse Das Ziel ist ein hohes Niveau der Projekt- planung, eine zuverlässige Rückmeldung der Projektdaten sowie eine transparente Struktur der Projektorganisation. Heran- gezogen werden Struktur- und Ablaufplan, ein pünktliches Reporting von Ist- und Forecast-Daten und der Projektauftrag. |
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Innovation
Das Ziel ist das Erreichen eines bestimmten Grades an Kundenzufriedenheit, die Erhöhung der Mitarbeiterkompetenzen und das Bereitstellen von Wissen und Informationen in einer Wissensdatenbank. Herangezogen werden der normierte Fragebogen, eine Beschreibung der Mitarbeiterkompetenzen und die Anzahl der Beiträge in der Wissensdatenbank pro Mitarbeiter. PRAXISTIPPUnterschätzen Sie nicht den Aufwand, der mit der Einführung einer Balanced Scorecard verbunden ist. Andererseits kann ein Unternehmen lange von der Methode profitieren und sie immer wieder den aktuellen Gegebenheiten anpassen. |
„Earned Value“-AnalyseDie „Earned Value“-Analyse ist eine Methode, um den Fortschritt eines Projekts zu jedem Zeitpunkt messbar und prognostizierbar zu machen. Die dazu verwendete Kennzahl nennt man ebenfalls Earned Value. Die Methode ist geeignet für mittlere und große Projekte. Das Ziel ist eine Erfassung der Größen Zeit, Aufwand und Leistung. Zudem sollen Voraussagen über den voraussichtlichen Abschlusstermin und den Aufwand am Ende des Projekts erstellt werden. Bei gut strukturierten Projekten ist der Zeitaufwand gering.
Vorteile der „Earned Value“-Analyse:
Projektfortschritt messbar machen |
Nachteile der „Earned Value“-Analyse:
Die „Earned Value“-Analyse ist ein Kennzahlensystem, das sich auf monetäre Daten bezieht und zusätzlich den Leistungsfortschritt berücksichtigt. Berechnet wird der Earned Value als die Summe der im Kostenplan vorgesehenen Kosten für die zu einem bestimmten Stichtag erbrachten Leistungen. Es werden Kennzahlen zu folgenden Punkten erhoben:
Kennzahlen erheben |
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Planausgaben: die zum Betrachtungs- zeitpunkt geplanten Kosten Fertigstellungswert: die für die bisher erbrachten Leistungen angefallenen Kosten unter Annahme der geplanten Ressourcen- kosten, der Wert beantwort die Frage „Was hat der Kunde bekommen und was hat er dafür bezahlt?“ Istausgaben: die bis zum Betrachtungs- zeitpunkt tatsächlich angefallenen Kosten Aus den entsprechenden Größen können anschließend weitere Kennzahlen gebildet werden:
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Auf dieser Grundlage lassen sich Aussagen über Projektverzögerungen und zum Kostenverlauf treffen, weshalb die „Earned Value“-Analyse auch ein Frühwarnsystem vor Fehlentwicklungen darstellt.
Der Earned Value umfasst die bisher erbrachten Ergebnisse des Projekts und die dafür vorgesehenen Kosten. Im Sinne des Projekt-Controllings aus Sicht des Auftrag- nehmers ist der Earned Value eine Kostengröße, welche die aktuelle Plan- erfüllung des Projekts bewertet und damit zugleich den Ertrag der Projektarbeit in Währungseinheiten beziffert. Aus Sicht des Auftraggebers bemisst er die bisher erbrachte Leistung des Projekts. Frühzeitig vor Fehlentwicklungen gewarnt sein
Die „Earned Value“-Analyse kann nur dann zweckdienlich eingesetzt werden, wenn eine vollständige und ausführliche Struktur-, Termin- und Budgetplanung für das Projekt durchgeführt wurde. Teilaufgaben, deren Endtermine sowie der jeweilige Ressourcenverbrauch müssen genau geplant und dokumentiert worden sein.
Detaillierte Aufwandsschätzung nötig |
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Insbesondere eine detaillierte und realistische Aufwandsschätzung ist unerlässlich.
PRAXISTIPPDa im Deutschen viele unterschiedliche Begriffe für gleiche Bezeichnungen im Umlauf sind, empfiehlt es sich in der Praxis, die englischsprachigen Begrifflichkeiten aus dem „PMBOK Guide“ anzuwenden.MeilensteintrendanalyseSofern Sie für Ihr Projekt einen Meilen- steinplan erstellt haben, können Sie die Meilensteintrendanalyse nutzen, um mit recht geringem zeitlichem Aufwand den Trend von Meilensteinterminen und den Projektfortschritt darzustellen. Dazu wird der Zusammenhang zwischen Leistung und
Durch genaue Kenntnis des Projektfortschritts Terminverzögerungen frühzeitig erkennen |
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Terminen abgebildet und der Projektverlauf analysiert, indem Termine regelmäßig überprüft und ihre voraussichtlichen Endtermine neu geschätzt werden. So erhalten Sie wichtige Hinweise für die Projektsteuerung. Vorteile der Meilensteintrendanalyse:
Nachteile der Meilensteintrendanalyse:
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Meilensteine sind Ereignisse mit besonderer Bedeutung für das Projekt, wie z. B. das Ende einer bestimmten Phase, Zahlungs- termine, Abgabe- und Liefertermine etc. In welchem Zusammenhang die verschiedenen Meilensteinarten stehen, lässt sich in Meilensteinnetzplänen darstellen.
Durchführung der Meilenstein- trendanalyseEreignisse mit besonderer Bedeutung
Die Meilensteintrendanalyse ermöglicht Ihnen, kontinuierlich den Projektverlauf zu verfolgen, etwaige Planabweichungen rechtzeitig zu erkennen und entsprechende Steuerungsmaßnahmen zu ergreifen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Verfolgen Sie den Projektverlauf fortwährend |
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1. Erstellen eines Meilensteinplans mit geplanten Endterminen, bei gegenseitigen Abhängigkeiten in Form eines Netzplans 2. regelmäßiges (z. B. wöchentliches) Über- prüfen der Termine 3. erneute – und ggf. korrigierte – Voraus- sage für den Endtermin des Meilensteins 4. Beobachten des Verlaufes der Schätztermine 5. Interpretieren des Verlaufes der Schätztermine Aus der Beobachtung und der Interpretation des Schätzungsverlaufs leiten Sie den Trend des Meilensteins ab:
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Welche Bedeutung die Trends der jeweiligen Meilensteine für das Projekt insgesamt haben, ist abhängig von der Bedeutung des einzelnen Meilensteins und davon, ob er in Abhängigkeit zu einem anderen Meilenstein steht. Es ist mit dieser Methode nicht möglich, die besondere Bedeutung bestimmter Meilensteine abzubilden, also bspw. die Meilensteine, die sich auf dem kritischen Pfad befinden und damit für den zeitlichen Verlauf des Projektes von besonderer Bedeutung sind.
Planabweichungen feststellen |
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Die Analyse ist jedoch eine gute und bewährte Methode, um in regelmäßigen Abständen den Projektverlauf zu überprüfen und Planabweichungen festzustellen.
PRAXISTIPPGehen Sie nicht zu verschwenderisch mit der Vergabe von Meilensteinen um. Sie dienen nicht ausschließlich dem Controlling, sondern müssen stets aus sachlichen Gründen markiert werden. |
über das Produkt
Bei diesem expertBook handelt es sich um eine elektronische Publikation, die Sie in mehreren Formaten erhalten: Zum Lesen direkt im Internetbrowser, zum Abruf als PDF Version sowie für gängige elektronische Lesegeräte. (aktuell: SONY ebook Reader, amazon kindle sowie dazu kompatible Geräte)
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