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Projektmanagement: Die Topmethoden in der Phase der Projektklärung
Preis: 6,90 €
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Herausgeber
frontline consulting group
Autor
Eduard Klein
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Kurzbeschreibung
Jedes Projekt ist natürlich überaus individuell und damit einzigartig. Dennoch gibt es bewährte Methoden, die gezielt in allen Projekten zur Klärung offener Fragen oder Problemfelder angewendet werden können und auch sollten. Gerade während der Projektklärung werden wesentliche Projektziele definiert und so die grundsätzlichen Inhalte eines Projektes festgelegt. Damit Sie in dieser wichtigen Phase die richtigen Entscheidungen treffen, erhalten Sie prägnante Beschreibungen etablierter Methoden für die Projektklärung.
über den Autor
Eduard Klein ist Geschäftsführer der frontline consulting group. Die frontline consulting group gehört zu den führenden deutschen Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen mit den Themen Verkauf, Management, Projektmanagement und Kommunikation. Zu den Kunden der frontline consulting group gehören Top-Unternehmen wie Siemens, Continental, Audi AG, Daimler AG, BMW AG, Nokia, Dekra, KPMG, Nestlé, BASF, Bosch, Nikon, Sony, McDonalds, TÜV Süd und viele mehr.
Das Know-how entstand aus der Beobachtung und Begleitung von mehr als 20.000 Fach- und Führungskräften durch praxiserfahrene Trainer. Die expertBooks der frontline consulting group verbinden theoretisches Wissen ganz gezielt mit praxisorientiertem Know-how für die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis.
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 »Wissen gehört zu dem wenigen, das sich verdoppelt, wenn man es teilt.« Geben Sie dieses Exemplar beliebig an Ihre Kontakte, Freunde, Bekannte, Arbeitskollegen, Familie, etc. weiter! Alle Rechte vorbehalten © Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Das Werk inklusive aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne Zustimmung des Verlages ist unzulässig. Jegliche Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen bedarf der Genehmigung des Verlages. Sie dürfen dieses Exemplar in seiner unveränderten Form unentgeltlich beliebig oft an Ihre Kontakte weitergeben (z.B. per E-Mail weiterverteilen, auf Ihre Webseite/Ihren Blog stellen) Eine Weitergabe gegen Entgelt ist nicht gestattet. Die Wiedergabe von Handelsnamen, Gebrauchsnamen und Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zur Annahme, dass solche Namen im Sinne der Waren- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Produktion: Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Bildnachweis: istockphoto.com |
Die Topmethoden in der Phase der ProjektklärungAuch wenn jedes Projekt seine sehr speziellen Facetten hat, gibt es bewährte Methoden, die gezielt in allen Projekten angewendet werden sollten. Wichtig ist dabei, dass die richtigen Methoden im richtigen Umfang und zum passenden Zeitpunkt eingesetzt werden. Projektmanagement-Methoden sind dabei ein wichtiges Hilfsmittel für den Weg zum gewünschten Ergebnis. Während der Projektklärung werden Projektziele sowie der Liefer- und Leistungsumfang definiert. Damit werden also die Inhalte eines
Optimal zur Festlegung der Projektinhalte |
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Projektes festgelegt, was vor allem aus Sicht des Kunden der Kernpunkt des Projektes ist.
Eine wichtige und häufig verwendete Methode in der Projektklärung zur Planung und Entscheidungsfindung ist die sogenannte ABC-Analyse. Die ABC-AnalyseDie ABC-Analyse eignet sich dazu, Prioritäten bestimmter Elemente eines Projektes zu bestimmen und Rangfolgen zu bilden. Sie bildet die aktuelle Situation ab und ermöglicht die Ableitung von Handlungsempfehlungen für die Zukunft. Das Ziel ist es Schwerpunkte festzulegen und Wesentliches von Unwesentlichen zu trennen. Der Zeitaufwand einer ABC-Analyse beträgt – je nach Problemfeld und Anzahl der zu behandelnden Elemente – zwischen einigen Stunden und mehreren Tagen.
Rangfolgen bilden und Schwerpunkte bestimmen |
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Vorteile der ABC-Analyse:
In einem Projekt bringen meist einige wenige Elemente einen hohen Wertanteil, während viele andere zusammen nur einen geringen Wertanteil bringen. Mit einer ABC-Analyse wird deutlich, welche der untersuchten Elemente einen hohen Anteil
Abbilden der aktuellen Situation |
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am Gesamtwert tragen. Die 1951 von Max Otto Lorenz entwickelte Methode bildet die aktuelle Situation ab, woraus Handlungsempfehlungen für die Zukunft abgeleitet werden können.
Die Objekte bzw. Elemente für die Klassifizierung sind z. B. Produkte, Kunden, Lieferanten, Materialgruppen, Kostenträger oder Prozesse. Mithilfe der ABC-Analyse können hierbei auch große Datenmengen klassifiziert und in die drei Klassen A, B und C eingeteilt werden. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Bspw. können Kunden nach ihrem anteiligen Umsatz, Produkte nach den Verkaufszahlen oder Lieferanten nach dem Einkaufsvolumen klassifiziert werden. Für die Materialwirtschaft ergeben sich folgende Klassen:
Klassifikation nach dem Einkaufsvolumen |
In die Klasse A fallen Elemente, die hochwertig und umsatzstark sind, ihr Verbrauch ist konstant und kann mit einer sehr hohen Genauigkeit disponiert werden. Diese Elemente müssen intensiv betreut werden. – Die Elemente der Klasse B sind mittelwertig mit durchschnittlichem Umsatz, die stärkeren Schwankungen unterliegen. Die Vorhersagegenauigkeit liegt im mittleren Bereich. – In die Klasse C fallen niedrig- wertige, umsatzschwache Materialien. Der Verbrauch verläuft unregelmäßig und kann nur schwer vorhergesagt werden. |
Anwendungsbereiche der ABC-AnalyseDie ABC-Analyse ist in erster Linie ein Instrument der Betriebswirtschaft und dient dazu, bei der Materialbeschaffung und -verteilung sowie bei der Lagerhaltung Schwerpunkte zu setzen. Einzelne Teile werden hierbei nach ihrem Wert klassifiziert. Die Beschaffungsaktivitäten sollen auf solche Materialgruppen konzentriert werden, die einen hohen Anteil am Gesamtwert haben. Generell kann die Methode immer dann eingesetzt werden, wenn Wertepaare klassifiziert und in eine Rangordnung gebracht werden müssen. Die ABC-Analyse erzeugt übersichtliche Ergebnisse und kann in allen Unternehmen jeder Größe eingesetzt werden.
Einsatz in allen Unternehmen möglich |
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PRAXISTIPP
Die ABC-Analyse ist eine effiziente Methode bei der Rationalisierung. Ein Nachteil kann die grobe Einteilung in drei Klassen sein sowie die Ausrichtung auf nur ein Bewertungskriterium und dass nur quantitative Faktoren berücksichtigt werden können. BrainstormingDas Brainstorming dient der Ideenfindung zu einem bestimmten Thema in einer Gruppe. Das Ziel ist, innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens möglichst viele Ideen zur Problemlösung zu sammeln. Der Zeitaufwand ist relativ gering und umfasst selten mehr als drei Stunden.
Vorteile des Brainstormings:
Sammlung von Ideen zur Problemlösung |
Nachteile des Brainstormings:
Das Brainstorming wurde von Alex Osborne erfunden und von seinem Schüler Charles Hutchinson Clark weiterentwickelt. Genutzt wird die Kreativität vieler, in verschiedene Richtungen denkende Menschen. Die Gruppe ausgewählter Teilnehmer bringt dabei in kurzer Zeit spontane Ideen zu einem Thema oder Problem hervor, wobei es keine ablehnende Kritik gibt. Positiv wirkt sich eine gemischte Zusammensetzung der Gruppe aus. Gerade fachfremde Teilnehmer
Inspiration durch verschiedene Perspektiven fachfremder Teilnehmer |
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wirken inspirierend auf die gesamte Gruppe. So lassen sich auch unorthodoxe Ideen entwickeln und hinderliche Denkstrukturen durchstoßen.
Die Teilnehmer inspirieren sich durch ihre Beiträge gegenseitig, wobei Assoziationen ausgelöst und zu neuen Ideen verarbeitet werden. Aufgrund dieser Gruppendynamik werden mehr Ideen gefunden, als durch Einzelarbeit der Gruppenmitglieder. Insbesondere durch das unterschiedliche Hintergrundwissen und die verschiedenen Perspektiven der Teilnehmer ergeben sich neue Ansätze, Ideen und Lösungen oder auch neue Fragestellungen.
Durchführung des Brain- stormingsAssoziationen führen zu neuen Ideen
Das Brainstorming eignet sich immer dann sehr gut, wenn Ideen zu nicht sehr komplexen Themen gesucht werden. Meist ist nach einer Sitzung wenigstens eine
Ein Moderator hilft beim Überwinden einfallsloser Phasen |
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praktikable Lösung gefunden. Die Fragestellung wird vom Sitzungsleiter möglichst einfach und für alle Teilnehmer klar verständlich formuliert. Daraufhin werden Teilnehmer mit möglichst unterschiedlichen Kenntnisständen ausgewählt. Für die Durchführung des Brainstormings wird ein Moderator festgelegt, der der Gruppe auch dabei hilft, einfallslose Phasen zu überwinden (bspw. durch gezielte Fragen). Zudem wird ein Protokollführer benötigt, der selbst nicht aktiv am Brainstorming teilnimmt. Er sammelt alle Vorschläge und visualisiert sie an einem Flipchart. Vor Beginn des Brainstormings werden allen Teilnehmern die Regeln erklärt, die aus folgenden Punkten bestehen:
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Während der Durchführung nennen die Teilnehmer ihre spontanen Ideen, wobei sie sich gegenseitig inspirieren. Der Moderator ermutigt und stimuliert insbesondere zögerliche Teilnehmer und achtet darauf, dass alle zu Wort kommen. Zum Ende der Sitzung werden die erarbeiteten Ideen thematisch sortiert. Der Moderator liest nochmals alle Ideen vor, während die Teilnehmer die Ideen in Kategorien wie „sehr gut“, „gut“ und „unbrauchbar“ klassifizieren.
Anschließend werden die Ideen geordnet. Alle Teilnehmer und die Fachleute, die letztlich die Entscheidung für oder wider eine Idee treffen, erhalten ein Protokoll. Thematische Sortierung und Bewertung der Ideen |
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PRAXISTIPP
Bilden Sie für ein Brainstorming eine Gruppengröße von mindestens 5 und maximal 15 Personen. So kommen einerseits viele Ideen auf, ohne dass andererseits Hektik entsteht und für den Einzelnen zu wenig Zeit zum Nachdenken bleibt. Methode 6-3-5Diese Methode ist geeignet für Themenbereiche mit geringer bis mittlerer Komplexität und kann an ein Brainstorming anschließen, um bestimmte Ideen zu vertiefen. Das Ziel ist, in der Gruppe viele neue und auch ungewöhnliche Ideen in kurzer Zeit zu entwickeln. Der Zeitaufwand ist sehr gering.
Vorteile der Methode 6-3-5:
Schnelle Entwicklung ungewöhnlicher Ideen |
Nachteile der Methode 6-3-5:
Die Methode 6-3-5 wurde bereits 1968 von Bernd Rohrbach entwickelt. Der Name der Methode ergibt sich aus den optimal sechs Gruppenmitgliedern, die je drei erste Ideen
6 Teilnehmer reichen je 3 Ideen 5-mal weiter |
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produzieren und danach fünfmal jeweils drei erste beziehungsweise daraus abgeleitete Ideen weiterentwickeln (6 Teilnehmer, je 3 Ideen, 5-mal weiterreichen).
Durchführung der Methode 6-3-5Ein wichtiger Punkt der Vorbereitung ist es, die Fragestellung eindeutig und unmissverständlich zu formulieren. Anschließend werden sechs Teilnehmer mit unterschiedlichem Erfahrungshintergrund gesucht, und es wird eine Teilnahme vereinbart. Für jeden der – im Optimalfall sechs – Teilnehmer wird ein Antwortbogen mit einem Raster aus drei Spalten und sechs Zeilen vorbereitet.
Vor der Abfrage werden den Teilnehmern die Zielsetzungen erläutert. Alle Unklarheiten müssen sofort angesprochen und beseitigt werden. Nun werden den Teilnehmern die Regeln erläutert – bspw. die Richtung der Weitergabe der Antwort- Eindeutige Formulierung der Fragestellung |
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bögen und die jeweilige Bearbeitungszeit (in der Praxis empfehlen sich drei bis sechs Minuten).
Die Durchführung startet letztlich mit der Verteilung der vorbereiteten Antwortbögen. Jeder Teilnehmer notiert nun seine drei Ideen in die erste Zeile des Bogens und reicht ihn an seinen Nachbarn weiter. Anschließend werden die bereits notierten Ideen der Teilnehmer aufgegriffen, ergänzt und weiterentwickelt oder gänzlich neue Ideen notiert. Die Durchführung endet, wenn jeder Teilnehmer jedes Blatt einmal bearbeitet hat.
Auf den sechs Bögen finden sich dann je 3 Grundideen mit 15 Erweiterungen/ Bearbeitungen. Sie erhalten damit 108 Ideen. Notierte Ideen können weiterentwickelt werden |
NutzwertanalyseDie Nutzwertanalyse ist geeignet für die Vorbereitung von Entscheidungen, wenn mehrere Kriterien relevant sind. Die Methode bietet einen Vergleich und eine Bewertung von vorhandenen Alternativen. Das Ziel ist die Ermittlung der besten Alternative aus einer Mehrzahl von Lösungsmöglichkeiten. Die Methode erfordert einen hohen Zeitaufwand, insbesondere, wenn viele Alternativen bewertet werden sollen.
Vorteile der Nutzwertanalyse:
Vergleich und Bewertung vorhandener Alternativen |
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Nachteile der Nutzwertanalyse:
Anwendungsbereiche der NutzwertanalyseDie Nutzwertanalyse ist eine Bewertungsmethode, die der systematischen Entscheidungsfindung dient. Es werden sowohl messbare als auch nicht messbare Kriterien berücksichtigt. Die Nutzwertanalyse berücksichtigt also objektive Kriterien (bspw. den Preis oder Erträge) und subjektive Kriterien (bspw. Image oder Qualität), indem bei der Beurteilung alle für die Entscheidung relevanten Aspekte in einen Rechenansatz einfließen, diese werden dann in Zahlen-
Systematische Entscheidungsfindung |
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werte umgesetzt, wodurch es zu einer Gesamtbewertung kommt. Als Ergebnis erhält man eine Rangordnung der Alternativen, die sich aus deren Nutzwerten hinsichtlich der Erreichung des Gesamtzieles ergibt.
Zunächst wird festgelegt, welche Kriterien für eine Entscheidung relevant sind, bspw. „Preis < 1.000 Euro“, „Lieferzeit < sechs Wochen“, „positives Image“. Da die Kriterien für die Zielsetzung üblicherweise nicht die gleiche Bedeutung haben, wird anschließend eine Gewichtung vorgenommen. Dies erfolgt mit Gewichtungsfaktoren, bspw. Multiplikatoren (1 = wenig wichtig / 5 = sehr wichtig) oder mittels Prozentangaben.
Alle vorliegenden Alternativen werden anschließend anhand der festgelegten Kriterien bewertet. Hierbei können verschiedene Bewertungssysteme verwendet werden: Relevante Kriterien festlegen und je nach Bedeutung gewichten |
Für jede vorhandene Alternative kann eine Tabelle erstellt werden, bspw.:
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Die Bewertung des einzelnen Kriteriums wird mit dem vergebenen Gewichtungsfaktor multipliziert, aus der Summe aller Ergebnisse ergibt sich der Nutzwert. Tabellen dieser Art können parallel für beliebig viele Alternativen erstellt werden, wodurch eine Vergleichbarkeit erzielt wird. Über die Nutzwerte lässt sich eine Rangfolge der Alternativen von der besten bis zur schlechtesten bilden. Die Ergebnisse lassen sich auch gut grafisch darstellen. Damit entsteht ein objektives Sachurteil über verschiedene relevante Kriterien.
SWOT-AnalyseVergleichbarkeit erzielen – objektives Urteil fällen
Die SWOT-Analyse (auch: Potenzial- analyse) ist dann geeignet, wenn es darum geht, eine Strategie zu entwickeln. Das Ziel ist die Strategiefindung und -beurteilung. Der Zeitaufwand beträgt zunächst bis zu einem Tag, zusätzlich ist mit einem größeren Folgeaufwand zu rechnen.
Ganzheitliche Strategie entwickeln |
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Vorteile der SWOT-Analyse:
Nachteile der SWOT-Analyse:
Der Begriff ergibt sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Wörter: Strengths (Stärken) Weaknesses (Schwächen) Opportunities (Chancen) Threats (Gefahren) |
Durchführung der SWOT-AnalyseDie SWOT-Analyse ist ursprünglich ein Instrument des strategischen Managements und dient dazu, aus den Stärken und Schwächen einer Organisation (interne Sicht) und den Chancen und Risiken der Umwelt (externe Sicht) geeignete strategische Lösungsalternativen für die Erreichung der Ziele der Organisation abzuleiten. Die SWOT-Analyse ist ein einfaches Werkzeug zur Untersuchung und zur Standortbestimmung einer gesamten Organisation, aber auch einzelner Prozesse, Produkte oder Teams und zur Entwicklung von Lösungsalternativen. Sie kann während der Analyse- und der Konzeptionsphase zum Einsatz kommen – insbesondere dann, wenn die strategischen Aspekte der Entwicklung im Mittelpunkt des Interesses stehen.
Die SWOT-Analyse kann allein, sollte jedoch bevorzugt in der Gruppe durchgeführt Strategische Lösungsalternativen für die Zielerreichung |
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werden, um die Vorteile gruppen- dynamischer Prozesse zu nutzen.
Das primäre Hilfsmittel ist die sogenannte SWOT-Matrix, die Fragen stellt, die darauf abzielen, ein Bild der gegenwärtigen Situation mit ihren Entwicklungs- möglichkeiten zu entwerfen:
SWOT-Matrix zur Abbildung der gegenwärtigen Situation
Die Stärken und Schwächen beziehen sich auf die gegenwärtige „interne“ Situation. Bei den Chancen und Gefahren betrachten Sie die „externen“ Folgen, die sich aus den Stärken und Schwächen ergeben können. |
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Jede Betrachtungsdimension sollte als eigenständige Moderationstafel vorbereitet werden. Die teilnehmenden Personen schreiben ihre Gedanken zu den einzelnen Dimensionen auf Moderationskarten. Diese werden im Anschluss eingesammelt und den Dimensionen zugeordnet.
Die Auswertung der SWOT-Analyse erfolgt durch die Wiederholung der einzelnen Inhalte durch die moderierende Person und die Diskussion in der Gruppe. Es sollen dabei Strategien und Lösungswege ent- wickelt werden, die die Stärken der Organisation nutzen und weiter ausbauen, die Schwächen beseitigen und auf diesem Weg die Zukunftschancen, die sich bieten, nutzen.
Lösungswege entwickeln und Zukunftschancen nutzen
PRAXISTIPP Die SWOT-Analyse zeigt Ihnen immer eine momentane Einschätzung des jeweiligen Themas. Wiederholen und ergänzen Sie die SWOT-Analyse in der Orientierungsphase regelmäßig, in der Gründungsphase min- destens monatlich. |
über das Produkt
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