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Projektmanagement: Effektive Kommunikation in Projekten
Preis: 6,90 €
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Herausgeber
frontline consulting group
Autor
Eduard Klein
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Kurzbeschreibung
Der Projekterfolg hängt von vielen Faktoren ab, ein wesentlicher Aspekt wird jedoch oft übersehen: die Kommunikation. Wer die Informationsvermittlung in Projekten dem Zufall überlässt, geht damit ein unnötiges und kaum kalkulierbares Risiko ein. Eine zielgerichtete und bewusst gestaltete Kommunikation im Projekt ist nötig, damit alle Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Informationen versorgt, benötigte Dokumente wiedergefunden, Mitarbeiter produktiv einbezogen und Missverständnisse vermieden werden.
über den Autor
Eduard Klein ist Geschäftsführer der frontline consulting group. Die frontline consulting group gehört zu den führenden deutschen Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen mit den Themen Verkauf, Management, Projektmanagement und Kommunikation. Zu den Kunden der frontline consulting group gehören Top-Unternehmen wie Siemens, Continental, Audi AG, Daimler AG, BMW AG, Nokia, Dekra, KPMG, Nestlé, BASF, Bosch, Nikon, Sony, McDonalds, TÜV Süd und viele mehr.
Das Know-how entstand aus der Beobachtung und Begleitung von mehr als 20.000 Fach- und Führungskräften durch praxiserfahrene Trainer. Die expertBooks der frontline consulting group verbinden theoretisches Wissen ganz gezielt mit praxisorientiertem Know-how für die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis.
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 »Wissen gehört zu dem wenigen, das sich verdoppelt, wenn man es teilt.« Geben Sie dieses Exemplar beliebig an Ihre Kontakte, Freunde, Bekannte, Arbeitskollegen, Familie, etc. weiter! Alle Rechte vorbehalten © Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Das Werk inklusive aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne Zustimmung des Verlages ist unzulässig. Jegliche Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen bedarf der Genehmigung des Verlages. Sie dürfen dieses Exemplar in seiner unveränderten Form unentgeltlich beliebig oft an Ihre Kontakte weitergeben (z.B. per E-Mail weiterverteilen, auf Ihre Webseite/Ihren Blog stellen) Eine Weitergabe gegen Entgelt ist nicht gestattet. Die Wiedergabe von Handelsnamen, Gebrauchsnamen und Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zur Annahme, dass solche Namen im Sinne der Waren- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Produktion: Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Bildnachweis: istockphoto.com |
Projektmanagement: Effektive Kommunikation in ProjektenWird die Informationsvermittlung und generell die Kommunikation in Projekten dem Zufall überlassen, entsteht dadurch ein völlig unnötiges und kaum noch kalkulierbares Risiko für das gesamte Projekt. Eine zielgerichtete und bewusst gestaltete Kommunikation im Projekt ist erforderlich, damit alle Projektbeteiligten zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Informationen versorgt, benötigte Dokumente wiedergefunden, Mitarbeiter produktiv in das Projekt einbezogen und Missverständnisse vermieden werden.
Mit einer zielgerichteten Kommunikation zu mehr Erfolg
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Trotz der eindeutigen Sachlage und der vielen Vorteile wird der Gestaltung einer effektiven Information und Kommunikation in Projekten oft noch zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Dabei trägt eine gute Information und Kommunikation maßgeblich zum Projekterfolg bei, die Ziele dabei sind ganz konkret:
intern:
extern:
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Eine weitere Zielsetzung betrifft die Nachprojektphase: Eine gute Projektdokumentation mit Informationen zum Projektverlauf bildet nicht nur eine wichtige Grundlage für die Projektanalyse, sondern ist darüber hinaus auch eine Grundlage für die Planung weiterer Projekte.
Detaillierte Dokumentation dient als Grundlage zukünftiger Projekte
PRAXISTIPPEin geradezu typischer Fehler ist, dass entweder zu wenig oder zu spät informiert wird. Informieren Sie daher frühzeitig und umfassend, um so destruktiven Gerüchten entgegenzuwirken und Schaden vom Projekt abzuwenden. Dies gilt übrigens insbesondere für Krisensituationen und heikle Projektphasen. |
Gliederung und Umfang eines Informations- und Kommunikationssystems
Das Informations- und Kommunikationssystem kann in fünf Bereiche aufgeteilt werden:
Aufteilung in fünf Bereiche
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Die Gewichtung der Bereiche kann und wird bei jedem Projekt unterschiedlich ausfallen. Die zentralen Fragen, auch zur Gewichtung der Bereiche, lauten in allen Fällen:
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Kommunikationsbedarf ermitteln
Eine zielgerichtete und bewusste Kommuni- kation und Information kann nur dann stattfinden, wenn der Kommunikations- bzw. Informationsbedarf auch bekannt ist. Daher gilt es, sich ein Bild davon zu machen, wer für das Projekt wichtig ist, welche Stimmen den Projektverlauf beeinflussen, wer die Unterstützer und wer die Gegner des Projekts sind und welche Erwartungen und Befürchtung mit dem Projekt in Zusammenhang stehen.
Im Rahmen einer Projektumfeldanalyse können der erforderliche Kommunikations- bedarf und die entsprechenden Strategien abgeleitet werden. Bei einer Projektumfeldanalyse werden die folgenden Punkte abgearbeitet:
Eine Analyse des Projektumfelds zeigt, wer welche Informationen benötigt
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Mithilfe solcher Fragen lassen sich Maßnahmen für eine zielgerichtete Kommunikation ableiten, wobei auch festgelegt wird, wer wann auf welche Weise informiert und mit wem Gespräche geführt werden sollten.
Genaue Maßnahmen festlegen
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Schriftliche Dokumentation
Ein zentrales Element der Projektinfor- mation ist die schriftliche Dokumentation. Im Rahmen des Berichtswesens werden die vorhandenen Informationen möglichst vollständig dokumentiert. Diese Doku- mentation dient als Grundlage für sämtliche im Projekt erforderlichen Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen. Unbedingt ist darauf zu achten, dass alle Berichte nach einer einheitlichen Struktur aufgebaut werden und dass in die Berichte keine subjektiven Formulierungen einfließen.
Mögliche Berichte sind:
Halten Sie Ihre Berichte vollständig, objektiv und für alle zugänglich
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Alle Berichte werden durch die Projektdoku- mentation für alle Beteiligten (und auch für künftige Projekte) schnell verfügbar gehalten. Als Ordnungskriterien für die Dokumentation werden themenbezogene Aspekte und die Art der Dokumente herangezogen, wie bspw.:
Um eine schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten, ist es erforderlich, die Projektdokumentation systematisch und nachvollziehbar zu strukturieren. Die Dokumentation wird bereits während des Projekts eingerichtet und kontinuierlich gepflegt, bei Projektabschluss kommt noch der Abschlussbericht hinzu.
Eine systematische Strukturierung und kontinuierliche Pflege sparen Zeit
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Kommunikationsgestaltung im Sinne des Projektmarketings
Eine überaus wichtige Aufgabe der Kommunikation ist es, das Projektmarketing so zu unterstützen, dass der Projektverlauf positiv beeinflusst wird. Konkret ist damit gemeint, über den Sinn des Projekts zu informieren, Vertrauen und Akzeptanz zu schaffen, Erwartungen zu erzeugen und auch mögliche Nachteile und Probleme zu kommunizieren sowie entsprechende Befürchtungen abzubauen.
Ganz allgemein dient die Kommunikation im Rahmen des Projektmarketings dazu, die Beziehung zwischen dem Projekt, allen Beteiligten und dem Umfeld zu fördern.
Schaffen Sie eine positive Atmosphäre
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PRAXISTIPP
Projektmarketing bedeutet aktive Kommunikationsgestaltung, die abhängig von der Situation und den relevanten Zielgruppen auch sehr flexibel eingesetzt wird. Wichtig dabei ist, durch Ehrlichkeit und Wertschätzung der Zielgruppen Vertrauen in das Projekt aufzubauen. Grundsätze der Kommunikation
Unter Kommunikation wird allgemein der Austausch, also das Geben und Empfangen von Informationen verstanden. Das Ziel ist immer, eine möglichst effektive Verständigung zu erreichen. Ein weiteres Ziel ist es, den Empfänger von Informationen in gewisser Weise zu beeinflussen – meist zu bestimmten Handlungen oder Einsichten. Die Interaktion zwischen Menschen ist dabei ein überaus komplexer Vorgang, bei dem es folgende Aspekte zu berücksichtigen gilt:
So verständigen Sie sich überzeugend und effektiv
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Die Kommunikation verläuft nach dem Sender-Empfänger-Prinzip: Für die Übertragung von Botschaften verschlüsselt der Sender die Information in bestimmte Signale (in gesprochene Worte); der Empfänger entschlüsselt sie und erhält so die ursprüngliche Information. Was in der Theorie recht einfach klingt, ist in der Praxis jedoch einigen Störfaktoren unterworfen. Denn einerseits besteht die Möglichkeit, dass der Sender seine Botschaft miss- verständlich verschlüsselt (also bspw. die falschen Worte wählt), andererseits ist das Entschlüsseln ein sehr komplexer Vorgang, bei dem mehrere Faktoren einfließen:
Richtig kommunizieren will gelernt sein
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Das Ergebnis dieses Entschlüsselungs- vorgangs ist das, was tatsächlich beim Empfänger ankommt, und eben längst nicht immer mit der ursprünglich gesendeten Nachricht identisch. Missverständnisse und Fehlinterpretationen sind daher geradezu ein fester Bestandteil der Kommunikation. Die Kunst der effektiven Kommunikation ist es nun, Kommunikationsstörungen weitgehend zu vermeiden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn bekannt ist, dass jede Nachricht vier unterschiedliche Ebenen hat:
Sachinhalt: Der Inhalt der Nachricht soll deutlich machen, worüber informiert wird. Dieser Inhalt der Nachricht sollte dann im Vordergrund der Kommunikation stehen, wenn es „um die Sache“ geht. Selbstoffenbarung: Diese Ebene betrifft Aspekte, die ein Sender von sich selbst preisgibt. Dies sind Informationen über die Person des Senders und ist die Selbstdarstellung.
So vermeiden Sie Kommunikations- störungen
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Beziehungsebene: Auf dieser Ebene wird darüber informiert, was bspw. zwei Gesprächspartner voneinander halten, wie sie zueinander stehen. Hier sind insbesondere die Betonung der Worte, die gewählte Ausdrucksweise und körpersprachliche Signale aufschlussreich. Der Empfänger reagiert meist sehr sensibel auf diese Inhalte einer Nachricht.
Appell: Die meisten Nachrichten haben außerdem das Ziel, den Empfänger zu beeinflussen und ihn zu etwas zu veranlassen. Von diesen vier Aspekten wird oft nur der Sachinhalt offen kommuniziert, während die Selbstoffenbarung, die Beziehungsebene und der Appell häufig indirekt, bspw. durch die Körpersprache, zum Ausdruck kommen. |
Wie Sie zum Gelingen der Kommunikation beitragen
Ein überaus probates Mittel, um Kommunikationsstörungen zu vermeiden bzw. die stattgefundene Kommunikation zu überprüfen, ist das Feedback. Über das Feedback erfährt der Sender, ob seine Nachricht in gewünschter Weise beim Empfänger angekommen ist. Im persönlichen Gespräch kann gegenseitiges Feedback die Kommunikation überaus positiv beeinflussen und zur Klärung von Missverständnissen oder Fehlinterpreta- tionen beitragen. Berücksichtigen Sie beim Geben und Nehmen von Feedback folgende Regeln:
Nutzen Sie das Feedback als Chance
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PRAXISTIPPVor wichtigen Gesprächen kann es sehr hilfreich sein, zunächst das Gespräch selbst zu thematisieren. Bei dieser Metakommunikation wird festgelegt, wie Sie miteinander worüber reden und welche Regeln Sie dabei befolgen wollen.Weitere Tipps zur Vermeidung von Kommunikationsstörungen:
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Optimierung der Kommunikation in Projekten
Grundsätzlich gelten alle Regeln für die Kommunikation auch für die Kommunikation in Projekten. Im Projekt kommunizieren jedoch nicht nur einzelne Personen
Klare Regeln für die Kommunikation in Gruppen festlegen
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miteinander, sondern Personen- und damit Interessensgruppen, wodurch eine eigene Dynamik entsteht, die sich jedoch bewusst gestalten lässt.
Sehr viel wird schon dadurch erreicht, dass Sie klare Regeln für die Kommunikation festlegen: Wer hat welche Befugnisse und wie werden Entscheidungen kommuniziert? Wer hat welche Mitspracherechte? Bei welchen Informationen gilt eine Bringschuld und bei welchen eine Holschuld? Wie wird mit Konflikten und Meinungsver- schiedenheiten umgegangen?
Bedenken Sie, dass das Sender-Empfänger-Prinzip und das Verschlüsseln und Entschlüssen von Botschaften innerhalb von komplexen Systemen noch weitaus störanfälliger ist als bei Vier-Augen-Gesprächen. Überlegen Sie sich daher bei allen Kommunikationsprozessen, inwieweit diese noch optimiert werden sollten, um so zum Projekterfolg beizutragen.
Regelmäßige Informations- vermittlung stärkt die Glaubwürdigkeit
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Bedenken Sie dabei, dass insbesondere die Aspekte Glaubwürdigkeit und Vertrauen eine ganz besondere Rolle bei der Kommunikation spielen. Sie können nur dann Vertrauen schaffen, wenn alle Beteiligten gut informiert werden und wenn Worte und Taten miteinander übereinstimmen. Beschönigungen und das Vertuschen von Problemen führen dagegen immer zu einem Vertrauensverlust, der oft nicht wieder repariert werden kann, wenn die Glaubwürdigkeit erst einmal verloren gegangen ist. Überlassen Sie die Kommunikation und Informationsvermittlung in Projekten daher nicht dem Zufall, sondern gestalten Sie diese wichtigen Prozesse bewusst und zielgerichtet. |
über das Produkt
Bei diesem expertBook handelt es sich um eine elektronische Publikation, die Sie in mehreren Formaten erhalten: Zum Lesen direkt im Internetbrowser, zum Abruf als PDF Version sowie für gängige elektronische Lesegeräte. (aktuell: SONY ebook Reader, amazon kindle sowie dazu kompatible Geräte)
Das besondere Format ermöglicht ein schnelles Lesen und einfaches Erfassen der wesentlichen Informationen und erleichtert so den erfolgreichen Transfer von bewährtem Wissen in die tägliche Praxis.
Die expertBooks sind nicht kopiergeschützt und können nach Kauf beliebig oft (in der PDF Version) weitergegeben werden. Ihre expertBooks liegen jederzeit abrufbar in Ihrem Kundenkonto, Sie können jederzeit einfach darauf zugreifen oder sich Ihr Exemplar auch schnell und einfach, z.B. als PDF per E-Mail zuschicken lassen.
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