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Zeitmanagement - effektiv und nachhaltig
Preis: 6,90 €
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Herausgeber
frontline consulting group
Autor
Eduard Klein
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Kurzbeschreibung
Fast jeder kennt das Dilemma: Die Zeit ist knapp, wichtige Arbeiten werden aufgeschoben oder eilig erledigt, wobei auch Fehler passieren. Der Druck nimmt zu, es entsteht Stress, und das Privatleben kommt schon lange zu kurz. Das Leben wird vom Terminkalender beherrscht. Wer in dieser Zwickmühle steckt, gelobt zwar immer wieder einmal Besserung, findet jedoch oft keinen Weg hinaus. Dabei ist ein solcher Zustand alles andere als irreparabel.
über den Autor
Eduard Klein ist Geschäftsführer der frontline consulting group. Die frontline consulting group gehört zu den führenden deutschen Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen mit den Themen Verkauf, Management, Projektmanagement und Kommunikation. Zu den Kunden der frontline consulting group gehören Top-Unternehmen wie Siemens, Continental, Audi AG, Daimler AG, BMW AG, Nokia, Dekra, KPMG, Nestlé, BASF, Bosch, Nikon, Sony, McDonalds, TÜV Süd und viele mehr.
Das Know-how entstand aus der Beobachtung und Begleitung von mehr als 20.000 Fach- und Führungskräften durch praxiserfahrene Trainer. Die expertBooks der frontline consulting group verbinden theoretisches Wissen ganz gezielt mit praxisorientiertem Know-how für die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis.
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 »Wissen gehört zu dem wenigen, das sich verdoppelt, wenn man es teilt.« Geben Sie dieses Exemplar beliebig an Ihre Kontakte, Freunde, Bekannte, Arbeitskollegen, Familie, etc. weiter! Alle Rechte vorbehalten © Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Das Werk inklusive aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne Zustimmung des Verlages ist unzulässig. Jegliche Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen bedarf der Genehmigung des Verlages. Sie dürfen dieses Exemplar in seiner unveränderten Form unentgeltlich beliebig oft an Ihre Kontakte weitergeben (z.B. per E-Mail weiterverteilen, auf Ihre Webseite/Ihren Blog stellen) Eine Weitergabe gegen Entgelt ist nicht gestattet. Die Wiedergabe von Handelsnamen, Gebrauchsnamen und Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zur Annahme, dass solche Namen im Sinne der Waren- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Produktion: Praxiswissen Fachverlag GmbH, München Bildnachweis: istockphoto.com |
Zeitmanagement – effektiv und nachhaltigFür sehr viele Menschen, die mitten im Berufsleben stehen, könnte der Tag ruhig 30 Stunden haben. Die Zeit ist knapp, wichtige Arbeiten werden aufgeschoben oder eilig erledigt, wobei einem leicht auch einmal ein Fehler unterläuft. Der Druck nimmt zu, es entsteht Stress, und das Privatleben kommt schon lange zu kurz. Das Leben wird vom Terminkalender und der tickenden Uhr beherrscht. Wer in dieser Zwickmühle steckt, gelobt zwar immer wieder einmal Besserung, findet jedoch oft keinen Weg hinaus. Dabei ist ein solcher Zustand alles
Raum für langfristige Ziele schaffen |
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andere als irreparabel. Wenn Sie sich konsequent an eine systematische Vorgehensweise halten, ist hier leichter Abhilfe zu schaffen, als Sie vielleicht denken. Wichtig ist dabei, den zweiten Schritt nicht vor dem ersten zu gehen: Fangen Sie vorn an, um sich aus der alles beherrschenden Zeitnot zu befreien. Der erste Schritt hat dabei auf den ersten Blick nur wenig mit Ihrem Zeitmanagement zu tun, ist jedoch essentiell für Ihre gesamte Lebensplanung. |
Entwickeln Sie Ihr persönliches LeitbildManche nennen es Visionen, andere Mission oder ganz einfach Lebensmotto. Gemeint ist immer ein persönliches Leitbild, an dem man sich selbst orientieren kann. Dieses Leitbild beschreibt, was uns wirklich wichtig ist und was wir noch erreichen wollen. Das persönliche Leitbild ergibt sich aus der Beantwortung dieser drei Fragen:
Diese Fragen sind deshalb von Bedeutung, weil Sie nur das schaffen und erreichen können, was bereits gedanklich vorhanden ist. Das brauchen zunächst noch keine ausgereiften Konzepte zu sein – spontane Einfälle, Ideen und reine Vorstellungen Werden Sie sich Ihrer Stärken und Schwächen bewusst |
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weisen bereits die Richtung. Ein klar formuliertes Leitbild schafft so den gedanklichen Hintergrund für das künftige Leben.
PRAXISTIPPZwei Dinge bestätigen sich immer wieder: Wer erfolgreich ist, hat auch eine sehr klare Vorstellung davon, was er noch erreichen will. Und was real erreicht werden soll, muss zuvor gedanklich vorhanden sein. Entwerfen Sie also ein Bild von Ihrer Zukunft und schreiten Sie dann zur Tat: So haben Sie sehr gute Chancen, Ihre Ziele zu erreichen. |
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Damit Sie Ihr persönliche Leitbild formulieren können, kommen Sie nicht umhin, Ihre aktuelle Situation – beruflich und privat – realistisch einzuschätzen. Verdeutlichen Sie sich hierbei auch, welche Werte und Vorstellungen Sie bisher geprägt haben. Sehr wichtig ist dabei, sich klarzuwerden, was Ihnen an Ihrem derzeitigen Leben gefällt und was Sie unbedingt verändern wollen.
Wunsch und WirklichkeitHaben Sie ein Ziel vor Augen
Stellen Sie sich ruhig einmal vor, wie Ihr Leben wohl in fünf Jahren aussehen wird – und wie es aussieht, wenn Sie einige Korrekturen im Sinne Ihres Leitbildes vornehmen. Ein Hilfsmittel, um sich der eigenen Zukunft anzunähern, ist das Erstellen einer Wunschliste. Wünsche hat schließlich jeder, einige davon sind materieller Natur, andere betreffen Aspekte, die dem Leben einen tieferen Sinn geben.
Lassen Sie Ihre Wünsche Wirklichkeit werden |
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Beide Arten sind wichtig, und wunschlos glücklich ist wohl kaum jemand. Vergegenwärtigen Sie sich also Ihre Wünsche, und überlegen Sie auch, was Sie tun können, um sie Wirklichkeit werden zu lassen.
Formulieren Sie Ihre Wünsche möglichst konkret. Stichworte im Sinne von Erfolg, Gesundheit, Glück lassen sich nur schwer mit konkreten Inhalten füllen. Notieren Sie sich stattdessen ganz konkrete Wünsche, aus denen hervorgeht, was Sie selbst dazu beitragen können, um sie in die Tat umzusetzen. Nutzen Sie Ihre Vorstellungen und Wünsche nun, um Ihr Leitbild zu beschreiben. Entwerfen Sie dabei ein möglichst klares, realistisches Bild Ihrer Zukunft. Zögern Sie nicht, schreiben Sie jetzt auf, welchen Weg Sie gehen werden!
Nur konkrete Ziele sind gute Ziele |
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Nahezu jeder realistische Wunsch kann Wirklichkeit werden, selbst wenn es sich um sehr ambitionierte Wünsche handelt. Doch dafür brauchen Sie ein gewisses Maß an Planung. Allerdings können Sie Ihr Leben nicht über Jahre hinweg im Detail planen. Doch das ist auch gar nicht nötig. Legen Sie vielmehr ganz einfach die Richtung fest, in die Sie gehen wollen.
Nicht auf zu vielen Hochzeiten tanzenWenn Sie auch nur kurz Ihre berufliche und private Situation reflektieren, werden Sie feststellen, dass Sie im Leben sehr viele unterschiedliche Rollen einnehmen – oft mehrere zur gleichen Zeit. Daraus ergibt sich auch das Problem mit der Zeit. Es entsteht dadurch, dass wir zu viele Rollen parallel ausfüllen. Als Folge gerät das Leben aus dem Gleichgewicht und es bleibt keine Zeit mehr, um die eigenen Lebensziele zu realisieren. Oft sind es sogar die tatsächlich
Wie kommen Sie zu mehr Zeit? |
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wichtigen Punkte, die auf der Strecke bleiben, während wir weniger bedeutende Rollen annehmen. Zeitmanagement im modernen Sinne bedeutet daher nicht mehr, alle Rollen irgendwie unter einen Hut zu bringen, sondern zielt darauf ab, sich die erforderlichen Zeiträume zu schaffen.
Denken Sie noch einmal an die Rollen: Für einige werden Sie sich bewusst entschieden haben, andere wurden Ihnen vermutlich eher von außen aufgebürdet und einige müssen Sie ganz einfach erfüllen. Jedenfalls kommen auf diese Weise schnell etliche Rollen zusammen. Die Frage ist dann, ob Sie tatsächlich all diesen Rollen noch gerecht werden können. Das ist dann nicht mehr der Fall, wenn Ihnen ständig die Zeit davonläuft. Hier gibt es nur einen wirkungsvollen Weg: Legen Sie die weniger wichtigen Rollen ab. Reduzieren Sie sozusagen die belanglosen Nebenrollen und entscheiden Sie sich umso bewusster für die Hauptrollen. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Nur so
Spielen Sie ausschließlich die Hauptrolle in Ihrem Leben |
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können Sie dauerhaft den wirklich wichtigen Rollen in Ihrem Leben gerecht werden. Und diese Vorgehensweise ist einfach ohne Alternative: Sie können sich nicht um alles kümmern.
Was die meisten Menschen jedoch daran hindert, unwesentliche Rollen wieder abzulegen, ist die Gewohnheit. Wenn Sie sich beispielsweise schon seit Jahren für etwas verpflichtet haben, ist es nicht ganz einfach, sich von diesen Verpflichtungen wieder zu trennen.
Alte Gewohnheiten lassen sich schwer ablegen
PRAXISTIPPWenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen die Zeit davonrennt, hilft nur eines: Werfen Sie Ballast ab, trennen Sie sich von liebgewonnenen Ritualen und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. |
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Natürlich können Sie Ihre Rollen nicht willkürlich ablegen. Was beruflich und privat tatsächlich notwendig oder Ihnen persönlich sehr wichtig ist, muss weiterhin einen hohen Stellenwert behalten. Doch daneben finden sich immer etliche Rollen, auf die Sie spielend verzichten können. Dies sind oft Rollen, die aus reinem Pflichtbewusstsein übernommen werden, obwohl sie weder Freude bereiten noch tatsächlich notwendig sind. Auf diese Weise lädt man sich im Laufe der Zeit immer mehr Ballast auf und muss folglich immer mehr Zeit für Dinge investieren, die einem selbst gar nicht wichtig sind. Die tatsächlich relevanten Dinge bleiben dann auf der Strecke, zudem leidet die eigene Lebensqualität meist erheblich unter dieser Überlastung. |
Prioritäten setzenDer Begriff Zeitmanagement ist in aller Munde, trifft das Problem jedoch nicht wirklich. Denn schließlich kümmert sich die Zeit nicht darum, ob wir sie managen wollen oder nicht. Die Zeit bleibt immer die Gleiche und lässt sich nicht managen. Doch Sie können sich selbst und Ihren Umgang mit Zeit managen. Wer letztlich doch zum Sklaven der Zeit wird, trägt immer selbst dazu bei. Genau genommen gibt es auch gar keine Zeitprobleme, die Schwierigkeit besteht vielmehr darin, die richtigen Prioritäten zu setzen und das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden.
Optimieren Sie Ihr persönliches Zeitmanagement
Dieses Problem wird dadurch verschärft, dass viele Menschen geradezu tagtäglich das Dringende mit dem Wichtigen verwechseln. Deshalb ist schon viel erreicht, wenn Sie zuverlässig zwischen dringenden und wichtigen Dingen unterscheiden können. Aber wie? – Jede Aufgabe lässt sich in vier Kategorien unterteilen:
Nicht alles, was dringend ist, ist auch wichtig |
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A: Wichtig und dringend sind Aufgaben, die von hoher Relevanz sind und zugleich fest an einen baldigen Termin gekoppelt sind. Hier haben Sie keine Wahl: Diese Aufgaben müssen sofort und von Ihnen persönlich erledigt werden. Doch letztlich ist es Ihr Bestreben, dass die wichtigen Aufgaben erst gar nicht auflaufen und so nicht nur wichtig sind, sondern auch noch dringend werden. B: Wichtig, aber nicht dringend sind oft Aufgaben, die zwar wichtig, jedoch an keinen Termin in näherer Zukunft gebunden sind. Auch solche Aufgaben können nur Sie selbst erledigen. Diese Aufgaben schieben wir nur zu gern vor uns her – und „plötzlich“ werden Sie wichtig und dringend. Hier hilft es Ihrer Zeitplanung sehr, wenn Sie frühzeitig eingreifen. |
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C: Dringend, aber unwichtig sind oft solche Aufgaben, die den größten Teil unserer Zeit beanspruchen. Entsprechend groß sind die Ressourcen, die sich hier verbergen, denn viele dieser Aufgaben lassen sich gut delegieren, reduzieren oder auch ganz von der Agenda streichen.
D: Weder dringend noch wichtig sind schließlich die Aufgaben, die Sie schlicht und einfach vernachlässigen können. Einen großen Teil aus diesem Bereich können Sie getrost dem Papierkorb überlassen. Sie kennen es selbst: Dominant ist allgemein das Dringende. Solche Aufgaben sind meist mit Prioritäten und Terminen anderer verbunden, was uns dazu drängt, so rasch wie möglich zu handeln. Dadurch entsteht Druck, dem wir uns unterwerfen. Als Folge vereinnahmen uns die dringenden Aufgaben, während für die strategisch wichtigen Aktivitäten – wie die Umsetzung Ihrer Lebensziele – kaum noch Zeit bleibt.
Oberste Priorität: Die Umsetzung Ihrer Lebensziele |
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Wer beispielsweise in die Abläufe eines Unternehmens eingebettet ist, weiß, wie schwer es ist, sich dem Druck des Dringenden zu entziehen. Sie können Ihre Prioritäten jedoch so setzen, dass noch Zeit für Dinge bleibt, die auch Ihnen persönlich sehr wichtig sind.
Doch wenn etwas in der oben angeführten Kategorie landet, ist das Kind meist schon in den Brunnen gefallen. Sie können jetzt nur noch umgehend handeln. Hier ist also nicht viel Potenzial für einen Zeitgewinn. Ganz anders sieht es mit den Aufgaben aus Kategorie C aus. Viele Menschen glauben einfach, diese Dinge nicht nur selbst, sondern auch noch sehr rasch erledigen zu müssen. Das ist ein Irrtum! Delegieren Sie vielmehr jede Aufgabe, die Sie nicht unbedingt selbst erledigen müssen, geben Sie Aufgaben ab und prüfen Sie, ob die Aufgabe überhaupt erledigt werden muss.
Übertragen Sie für Ihr Lebensziel unwichtige Aufgaben an andere |
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Letztlich ist es immer das Ziel, sich mehr Zeit für die Aufgaben aus der Kategorie B zu nehmen. Diese Punkte bringen auch Sie persönlich voran, während die Aufgaben aus den anderen Kategorien nur selten auch Ihre persönliche strategische Planung betreffen.
PRAXISTIPPErstellen Sie zuerst einen Wochenplan und konzentrieren Sie sich hierbei auf das tatsächlich Wesentliche, passen Sie dann Ihren Tagesplan an den übergeordneten Wochenplan an. Planen Sie immer Pufferzeiten für Arbeiten ein, die sowohl wichtig als auch dringend sind. |
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Überlastung ist heutzutage keine Ausnahme mehr, sondern zu einem weit verbreiteten Syndrom geworden. Wenn Sie der Überlastung ernsthaft begegnen wollen, müssen Sie sich entlasten. Das erreichen Sie, wenn Sie:
Schaffen Sie Entlastung bei Ihren täglichen Aufgaben |
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Letztlich liegt es also ganz an Ihnen selbst, wie Sie mit Ihrer Zeit umgehen – und nicht an misslichen Umständen, an der Schuld der anderen oder an scheinbar unvorhersehbaren Ereignissen. Verlieren Sie sich einfach nicht in Nebensächlichkeiten, sondern konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
Praxistipps für Ihre TagesplanungDenken Sie daran, zuerst die ganze Woche im Auge zu behalten und sich zu vergegenwärtigen, was Sie selbst unbedingt erledigen wollen. Erstellen Sie daraufhin Ihren Tagesplan, halten Sie sich dabei an die folgenden Regeln:
Eine gute Zeitplanung muss flexibel sein |
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Wenn Sie Zeitkiller eliminieren, überflüssige Rollen ablegen und sich auf das Wesentliche konzentrieren, werden Sie schnell feststellen, dass Sie auch Ihren ganz persönlichen Lebenszielen näherkommen. Und genau das ist das übergeordnete Ziel: Den Umgang mit der Zeit in den Griff zu bekommen, um Raum für das Wichtige und eben auch für die langfristigen Ziele zu schaffen. Fragen Sie sich daher regelmäßig, ob Sie Ihren Lebenszielen nähergekommen sind und ob Sie sich tatsächlich auf das Wesentliche konzentrieren.
Langfristige Ziele in den Mittelpunkt stellen |
über das Produkt
Bei diesem expertBook handelt es sich um eine elektronische Publikation, die Sie in mehreren Formaten erhalten: Zum Lesen direkt im Internetbrowser, zum Abruf als PDF Version sowie für gängige elektronische Lesegeräte. (aktuell: SONY ebook Reader, amazon kindle sowie dazu kompatible Geräte)
Das besondere Format ermöglicht ein schnelles Lesen und einfaches Erfassen der wesentlichen Informationen und erleichtert so den erfolgreichen Transfer von bewährtem Wissen in die tägliche Praxis.
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